Отрасль бизнеса: - Любая -
Подразделение: - Любое -
Роль (должность): - Любая -
ERP-система: SunSystems (Infor10)

Многие организации, использующие SunSystems, даже и не подозревают о том, что инсталлированную и настроенную систему можно улучшить практически без дополнительных затрат.

Консалтинговый опыт показывает, что возможности SunSystems и несложные в реализации настройки на самом деле позволяют решить многие проблемы использования системы, особенно связанные с недостатком информации. Такие настройки дают очень ощутимый эффект при работе в SunSystems и даже позволяют расширить функциональность настроенной системы:

1. Категории аналитики (аналитические разрезы/аналитики). Аналитические разрезы в SunSystems – это очень мощное по концепции, но несложное в реализации средство. Фактически аналитические разрезы обеспечивают в системе наличие необходимых для учета в конкретной организации сущностей – это могут быть центры затрат, группы продукции, ставки НДС, номера и коды договоров, счетов и счетов-фактур, подразделения, департаменты, филиалы, регионы и многое другое. Аналитики могут использоваться как дополнительные параметры основных справочников системы: номенклатуры, основные средства, план счетов, контрагенты. Аналитики в системе также применяются к операциям: проводкам, заголовкам и строкам заказов, движениям. Категории аналитик – очень специфичная настройка в системе и она, как никакая другая, должна отвечать потребностям учета в конкретной компании.

Названия категорий аналитики определяются в любом модуле в функции ND=Analysis Definitions. Всего категорий аналитики в одной базе данных SunSystems не может быть более 60-ти, по 10 каждого типа.

2. Коды аналитики (значения аналитики). Категории аналитики сами по себе почти бесполезны без определения допустимых значений кодов аналитики, которые должны отражать специфические требования учета организации. Значения кодов аналитик могут выбираться из справочников или вводиться без справочников. В каждом из настроенных справочников аналитик важно обеспечить единую кодировку и принять правила кодирования аналитик.

Длины кодов аналитик определяются в функции NL=Analysis Category Lengths, длины аналитик должны быть определены в системе ранее других настроек по аналитикам. Непосредственно коды аналитики ведутся в любом модуле в функции NC=Analysis Codes. Максимальное количество символов в одном коде аналитики – 15 символов, общая длина кодов аналитики одного типа – не более 50-ти символов. Нередко в системе целесообразна синхронизация кодов аналитики с другими справочными данными.

3. Шаблоны типовых операций (движений, заказов, журналов). Шаблоны типовых операций существенно упрощают работу пользователей, увеличивают скорость и качество ввода информации. Шаблоны создаются для каждой типовой операции или для группы однотипных операций в соответствии с потребностями компании. В шаблонах, которые также называются заготовками операций, определяются практически все параметры для ввода операций по умолчанию – периоды, даты, описания, коды аналитики, номера счетов, коды валют, алгоритмы расчета сумм и т.п. В шаблонах типовых операций используются принятые в SunSystems сокращения, % для расчета сумм, фразы по умолчанию.

Шаблоны журналов определяются в функции LA/AR->JP=Journal Presets для каждого типа журнала (JD=Journal Definitions), шаблоны движений – в функции IC->MP=Movement Presets для каждого типа движения (MD=Movement Definitions). Шаблоны "шапок" заказов покупки и продажи настраиваются в функции PO/SO->HP=Header Presets, шаблоны строк заказов покупки и продажи – в функции PO/SO->DP=Detail Presets. "Шапки" и строки заказов также определяются для каждого типа заказа (PD=Purchase Order Definitions/SD=Sales Order Definitions).

4. Формы отчетов. Зачастую проблемы работы в системе заключаются в элементарном отсутствии возможности пользоваться имеющейся в системе информацией.

Простейшие аналитические отчеты средствами SunSystems настраиваются функции LA->NL=Analysis Layouts, а запускаются через функцию LA->FA=Financial Analysis Request, аналогичные функции для аналитических отчетов есть в других модулях SunSystems. Сложные формы отчетов настраиваются в функции RD=Report Definition, также есть и другие функции настройки и запуска отчетов в SunSystems. Возможности построения отчетов по данным SunSystems ограничиваются не только функциями построения отчетов SunSystems. Существует специализированное средство анализа данных и построения отчетности из SunSystems - Vision for SunSystems. Из-за простой структуры базы отчеты по данным из SunSystems можно построить любым знакомым пользователю средством, работающим с базой данных или поддерживающим классические SQL-запросы (MS Excel, MS Access, Cristal Reports, Brio и др.).

5. Экспорт и импорт данных. Неправильная организация трансформации данных в системе или отсутствие такой трансформации, невозможность осуществления контроля при передаче данных приводит к необходимости корректировать переданные данные, осуществлять двойной ввод данных. Для SunSystems распространен импорт такой информации как: авансовые отчеты, банковские проводки, проводки начисления заработной платы и налогов по заработной плате, заказы продажи из CRM-системы, заказы покупки из системы контроля и учета расходов. Работа с несколькими базами данных Sun в одной компании практически всегда организуется путем экспорта/импорта операций.

Для экспорта и импорта не существует универсальных рецептов – все зависит от задач, возможностей, используемых программных решений. Для настройки экспорта/импорта скорее всего потребуется привлечь технических специалистов компании.

Некоторые настройки системы – взаимозависимы, например, исправления в категориях аналитики и структуре кодов аналитики могут повлечь за собой необходимость "докрутки" экспортов и импортов в системе.

Правильная структура аналитик, ориентированная на специфику бизнеса, и предусмотренная возможность расширения аналитических разрезов и других несложных настроек системы (т.е. реализовать и предусмотреть чуть больше, чем требуется сейчас с перспективой использования в будущем) – залог успеха настроенной системы.

Кафидова Ольга, ведущий консультант SunSystems, 17.10.2010