Отрасль бизнеса: - Любая -
Подразделение: - Любое -
Роль (должность): - Любая -
ERP-система: SunSystems (Infor10)

Расходы будущих периодов (РБП) - платежи, осуществленные в текущем периоде (расходы, понесенные в текущем периоде), но подлежащие включению в затраты (издержки производства) в будущих периодах.

К расходам будущих периодов, например, относятся – подписка, расходы на научные исследования, аренда, лицензии, все виды страхования и др.

Понятие "Учет расходов будущих периодов (РБП)" в бухгалтерской/финансовой системе обычно подразумевает отнесение предоплаты поставщику на 97-й счет, который является основным учетным счетом в плане счетов для расходов будущих периодов, а также последующее равномерное списание расходов на определенный период (в течение срока действия договора).

Рассмотрим – каким образом можно организовать учет расходов будущих периодов в системе SunSystems 4. Разумеется, о реализации такого учета путем выполнения полностью ручных операций сейчас речи мы не ведем.

Зачастую отнесение предоплаты поставщику на 97-й счет можно организовать одновременно с обработкой и разнесением банковской выписки. Для этого обычно используются специализированные банковские интерфейсы, интеграция с клиент-банком и другие подобные решения.

Средствами SunSystems задача распределения суммы на несколько периодов при списании на затратный счет реализуется с использованием возможностей настройки журналов. Журналы в SunSystems позволяют выполнять расщепление сумм, сдвиг дат и периодов разнесения для отдельных строк журналов.

В поле "период" при настройке журнала можно указать период "+1", "+2", который будет считаться от базовой строки, аналогично настраивается и дата. При вводе такого журнала используемые будущие периоды и даты должны быть открыты для разнесения.

Другие особенности настройки такого журнала следующие:

1. первая строка журнала выделяется как неразносимая в книгу, в которой вводится общая сумма к распределению.

2. настраиваются отдельные типы журналов для каждого срока распределения – на 3 месяца (сумма базовой строки при этом умножается на коэффициент 0,33 или на 33,333%), на 6 месяцев (сумма базовой строки при этом умножается на коэффициент 0,16 или на 16,666%), на 9 месяцев (сумма базовой строки при этом умножается на коэффициент 0,11 или на 11,111%), на 12 месяцев (сумма базовой строки при этом умножается на коэффициент 0,083 или на 8,333%).

3. еще одна тонкость – чтобы в последней строке списалась именно остаточная сумма, необходимо в строке журнала для последнего месяца указать сумму "U" (сумма небаланса, включая неразносимые строки), в первой неразносимой строке при этом указать C (кредит), во второй и далее строках – D (дебет). Тогда последняя дебетовая строка будет получена суммированием первой строки и всех последующих.

Пример структуры журнала списания РБП в SunSystems на 3 периода:
Строка 1:
Cr XX (любой счет, т.к. строка - неразносимая) 10`000,00 руб. (сумма базовая, период базовый), * - строка неразносимая
Строка 2:
Db 26 - 3`333,33 руб. (сумма 33% от базовой строки 1, период равен базовой строке 1)
Строка 3:
Db 26 - 3`333,33 руб. (сумма 33% от базовой строки 1, период +1 от базовой строки 1)
Строка 4:
Db 26 - 3`333,34 руб. (сумма U=баланс по журналу с учетом неразносимых строк, период +2 от базовой строки 1)
Строка 5:
Cr 97 - 3`333,33 руб. (сумма и период получаем копированием из базовой строки 2)
Строка 6:
Cr 97 - 3`333,33 руб. (сумма и период получаем копированием из базовой строки 3)
Строка 7:
Cr 97 - 3`333,34 руб. (сумма и период получаем копированием из базовой строки 4)

Как вариант, РБП можно учитывать, контролировать, списывать, проверять с помощью несложного Excel-шаблона, оперируя данными из SunSystems. При помощи такого шаблона можно обеспечить проверку необходимой информации, отобразить выполненные оплаты, сделать операцию отнесения на 97-й счет, используя файл импорта проводок для SunSystems, а также распределить выбранные суммы на нужный период, указываемый пользователем, выполнить отнесение НДС в зачет. Пример такого шаблона для РБП, эксплуатируемый во многих организациях, можно увидеть в разделе Infor FMS SunSystems –> Решения для SunSystems -> Внешние учетные процедуры для Infor FMS SunSystems.

Кафидова Ольга, ведущий консультант, 31.01.2011