Отрасль бизнеса: - Любая -
Подразделение: Финансы, бухгалтерия, аудит
Роль (должность): - Любая -
ERP-система: - Любая -

Реалии современных российских и западных компаний таковы, что они вынуждены вести различные виды учета параллельно. Помимо обязательных в России бухгалтерского и налогового учета, западные компании должны еще и соответствовать требованиям головных организаций, а значит – вести учет согласно их стандартам.

Каждый из видов учетов решает разные задачи и имеет свои особенности. Однако система финансового учета (ERP-система) в организации чаще всего одна, да и не имеет смысла использовать для схожих задач несколько систем или отражать одну хозяйственную операцию несколько раз.

Поэтому очень актуальной становится задача внедрения и настройки системы учета, которая бы покрывала все необходимые виды учетов в организации.

На что же обратить внимание в таком комплексном внедрении и как грамотно объединить в одной ERP-системе разные виды учетов? Как при этом обеспечить эффективную работу пользователей системы и исключить дублирующий ввод данных?

Первым и ключевым этапом является сбор максимально возможной информации по требованиям организации к видам учета, а также понимание того - какие типовые операции будут выполняться, какие есть особенности отражения этих операций по правилам различных учетов применительно к специфике работы компании. Это позволит выделить аспекты, которые будут иметь отличия по видам учета.

В целом при внедрении системы необходимо придерживаться правила, что отправной точкой для всех видов учета является отражение хозяйственной операции, и детализация при вводе этой хозяйственной операции должна быть достаточной, чтобы эта операция интерпретировалась во всех видах учета корректно. Так, например, если у операции есть какой-то идентификатор, по которому она отражается в одном из видов учета, то этот признак-идентификатор должен появиться еще на этапе ввода этой операции.

Зачастую различные виды учетов ведутся в организации в одной ERP-системе, но в различных базах данных (в различных бизнес-юнитах). Этот подход оправдан, если различий между учетами достаточно много, и они заключаются в типовых операциях, или если в системе много операций, которые выполняются только для одного из видов учета. Разделение между базами данных очень актуально, например, для российского бухгалтерского и GAAP учета.

Российский бухгалтерский и российский налоговый учет часто возможно вести в одной базе данных, но в разных учетных книгах. Иногда российский налоговый учет хорошо покрывается введением специальных налоговых разрезов данных (или аналитик), которые обозначают признаки включения в налогооблагаемую базу для целей того или иного налога. Например, расходы на сотрудников могут включаться или не включаться в расчет налога НДФЛ. Такую операцию можно отразить в российском бухгалтерском учете с признаком налога НДФЛ, тогда информация для двух видов учета (бухгалтерский и налоговый) будет собираться из одного источника.

Особняком здесь стоит управленческий учет, поскольку этот вид учета целиком определяется требованиями руководителей компании. Это могут быть и какие-то специальные правила учета, которые позволят руководителям оперативно реагировать на изменения в бизнесе, и определенные показатели эффективности рабочего процесса в организации, и прогнозы расходов-доходов, и контроль операций, и многое другое.

Выделим основные моменты, которые являются важными в комплексном внедрении ERP-системы для различных видов учета:

  • 1. В первую очередь, конечно, внимания требуют планы счетов для всех видов учета. Разработанные планы счетов должны быть удобно структурированы и покрывать потребности бизнеса и видов учетов. Разумеется, должна быть разработана наглядная схема кодирования счетов с "запасом" на расширение и масштабируемость для различных видов учета с учетом специфики работы организации.
  • 2. Важнейшим моментом также является структура аналитических кодов. Для каждого вида учета должна быть собрана информация о критериях, по которым будет детализироваться информация в системе (это, например, код продукта, номер ГТД (грузовой таможенной декларации), номер счет-фактуры, номер контракта, код сотрудника, код отдела, вид бизнеса, код проекта и т.п.). Эта информация позволит систематизировать необходимые аналитические разрезы для первичного ввода и импорта данных, а также для настройки отдельных баз данных и учетных книг.
  • 3. Необходимо сформировать понимание – какая схема трансформации данных будет применена, какой учет будет являться первичным, а какой вторичным, и, соответственно, куда будет вводиться информация, а куда будет передаваться. Важно также определить - каким образом каждый учет будет реализован в системе – в одной или в нескольких базах данных (в нескольких бизнес-юнитах), в одной или в нескольких учетных книгах и т.п. Также должны быть разработаны правила трансформации операций между базами данных (бизнес-юнитами) и учетными книгами – какие аналитические разрезы передаются, где определяется мэппинг счетов, как преобразуются данные, меняются ли коды валют, пересчитываются ли суммы и т.п..
  • 4. Обычно после уточнения схемы трансформации данных возникает необходимость вернуться к "доведению до ума" планов счетов. В частности, счета в плане счетов, которые подлежат трансформации, должны иметь корректный мэппинг. Мэппинг – это указание нового счета для базы данных-получателя, на который должны прийти данные с исходного счета. Или, например, нуждается в доработке структура забалансовых счетов в плане счетов в базе данных-источнике, поскольку забалансовые счета на самом раннем этапе позволяют обеспечить доступность информации, которая не актуальна для первичного учета, но будет востребована для вторичного учета.

В сводном виде рассмотрим особенности видов учетов с точки зрения параметров, на которые нужно обратить особое внимание при внедрении ERP-системы:

Параметры сравнения Российский бухгалтерский учет Российский налоговый учет GAAP учет Управленческий учет
Основная цель ведения учета Бухгалтерская отчетность.
Формирование документов для контрагентов
Определение налоговой базы по тому или иному налогу, расчет налогов Формирование информации, полезной для принятия решений об инвестициях и кредитах. Данные учета используются для предотвращения отрицательных результатов деятельности Оперативное управление в организации, включая планирование, управление и контроль
Основные пользователи информации Внутренние и внешние: Руководители предприятия и его подразделений, поставщики, финансовые аналитики, акционеры, инвесторы, кредиторы, аудиторы Только внешние: Налоговая служба, аудиторы Внешние и внутренние: акционеры, инвесторы, кредиторы, Руководители предприятия и его подразделений, поставщики, финансовые аналитики Только внутренние: Руководители предприятия и его подразделений, акционеры
Регламентирующие документы Закон "О бухгалтерском учете", Положения по Бухгалтерскому учету Налоговый Кодекс РФ GAAP (Generally Accepted Accounting Principles) - Общепринятые принципы бухгалтерского учета – это стандарты учета, действующие в США. Базовые принципы изложены в Положении о концепции финансового учета (Statements of Financial Accounting Concepts) Организация устанавливает самостоятельно
Объект отчетности Организация как единое целое Организация как единое целое Организация как единое целое Организация как в целом, так и ее подразделения или различные сегменты бизнеса
Обязательность ведения учета Обязателен на территории России Обязателен на территории России Обязателен только для США Необязателен
Обязательность форм документов Регламентированные и рекомендуемые формы документов Рекомендации ФНС (Федеральная Налоговая Служба) по составлению налоговых регистров Нет единых отчетных форм, но существует определенная структура отчетов Формы документов организация разрабатывает самостоятельно
Ответственность за правильность ведения учета Организация несет ответственность за достоверность информации в соответствии с законодательством РФ Организация несет ответственность за достоверность информации в соответствии с законодательством РФ Организация несет ответственность за нарушение установленных нормативными документами правил ведения учета Функции регулирования отсутствуют
Периодичность составления отчетности Полный финансовый отчет составляется по итогам года, менее детальная отчетность - поквартально Полный финансовый отчет составляется по итогам года, менее детальная отчетность - поквартально Полная финансовая отчетность составляется по итогам года, менее детальная отчетность – поквартально и помесячно Организация устанавливает самостоятельно (ежемесячно, еженедельно, ежедневно)
Временной горизонт учета Состоявшиеся результаты деятельности организации Состоявшиеся результаты деятельности организации Состоявшиеся результаты деятельности организации, а также определение вероятности поступления денежных средств от объекта инвестиций или кредитования Состоявшиеся результаты деятельности организации, а также прогнозирование и планирование будущих результатов
Точность учета Высокая точность до копеек Высокая точность до копеек Высокая точность Допустимо использование приблизительных оценок
Измерители информации Информация в стоимостном и в натуральном выражении Информация только в стоимостном выражении Информация только в стоимостном выражении Любые измерители информации
План счетов Единый план счетов, обязательный для применения Информация собирается с субсчетов плана счетов бухгалтерского учета Отсутствует единый план счетов. План счетов организация разрабатывает самостоятельно План счетов или аналогичную систему группировки и структуры кодов организация разрабатывает самостоятельно
Валюта учета рубли рубли USD Любая валюта учета
Начало учетного года Начало календарного года Начало календарного года Начало финансового года часто не совпадает с началом календарного года Любое начало учетного года
Корреспонденция счетов Принцип двойной записи и корреспонденции счетов являются базовыми принципами Принцип двойной записи и корреспонденции счетов являются базовыми принципами Принцип двойной записи используется, но является только техническим приемом Организация устанавливает самостоятельно
Допустимость смешанных проводок Смешанные проводки не применяются, поскольку они нарушают базовый принцип – корреспонденцию счетов Смешанные проводки не применяются, поскольку они нарушают базовый принцип - корреспонденцию счетов Допустимы смешанные проводки, когда одновременно дебетуется и кредитуется несколько счетов Допустимы смешанные проводки, когда одновременно дебетуется и кредитуется несколько счетов
Механизм корректировки операций Метод "красное сторно" Метод "красное сторно" Не используется аналог "красного сторно". Корректировки выполняются с увеличением оборотов по счетам, т.к. обороты по счетам не имеют существенного значения для учета Организация устанавливает самостоятельно

Внедрение ERP-системы, нацеленное на успешный результат, должно выполняться комплексно и с учетом требований всех необходимых видов учета. Постановка задачи и детальная проработка технического задания с позиции всех видов учета для такой системы - жизненно важны.

Кафидова Ольга, руководитель проектов SunSystems, 15.11.2013