Отрасль бизнеса: - Любая -
Подразделение: Финансы, бухгалтерия, аудит
Роль (должность): - Любая -
ERP-система: - Любая -

Ни одна организация не может прожить без банковского счета. С помощью банковского счета компании совершают платежи поставщикам, получают оплату за поставленные товары или оказанные услуги.

Рассмотрим – каким образом организуется взаимодействие и связь существующей учетной системы (или финансовой системы, ERP-системы) в компании с банком? Опыт показывает что, несмотря на всю важность этого участка учета, зачастую эта задача решается исключительно неэффективно.

Фактически процесс работы с банком в организациях всегда делится на 2 блока – это подготовка платежных поручений на оплату и обработка банковской выписки, в которой отражаются приходы и расходы по банковскому счету.

Первый блок – подготовка платежных поручений на оплату нередко в компаниях вообще не автоматизирован или слабо автоматизирован. В основном даже в крупных компаниях платежи вводятся непосредственно в клиент-банке (Web-интерфейсе банка), где они впоследствии авторизуются.

Тем не менее, во многих случаях подготовить платежные поручения для банка можно на основании уже имеющейся в организации информации – по ранее зарегистрированным счетам на оплату, по обязательствам закупки (Commitment, сформированные по правилам учета GAAP), по проверенным авансовым отчетам сотрудников, по введенным в систему заказам на закупки и т.п. Несложно догадаться, что такая автоматизация возможна – и не только теоретически. Она практически применяется в нашем решении, о котором будет сказано ниже.

Что касается обработки банковской выписки, то тут применяемых вариантов несколько:

  • 1. Проводки по банковской выписке вводятся вручную в учетной системе организации.
  • 2. Учетная система имеет возможность импортировать существующий формат файла электронной банковской выписки. Это может быть обеспечено следующим образом:
    • в конкретной системе существует доработанный блок импорта данных по банковским выпискам или, что идентично по логике, в системе существуют индивидуально разработанные программные скрипты загрузки для файлов банковских выписок определенного банка,
    • конкретный клиент-банк (Web-интерфейс банка) уже имеет в себе стандартный формат выгрузки для учетной системы клиента. Часто это встречается в российских банках применительно, например, к системе 1C.

Вариант интеграции с клиент-банком, при котором существующий формат файла электронной банковской выписки импортируется в учетную систему организации интересен. Однако описанные варианты такой интеграции обладают одним существенным недостатком, который заключается в том, что они зависимы от конкретного банка и от конкретной системы в организации. Ведь такие варианты поддерживают только определенные форматы выгрузки и загрузки данных.

Вот было бы здорово иметь такую систему – банковский интерфейс, который позволил бы использовать любой банк и любую учетную систему. На самом деле – все, что можно структурировано описать (а все форматы экспорта-импорта для банков и учетных систем, разумеется, построены по определенным правилам), то можно и автоматизировать.

Наша компания разработала именно такой банковский интерфейс. Его уникальность заключается в его универсальности, а также в том, что он максимально автоматизирует процесс – обеспечивает как формирование платежных поручений, так и обработку банковской выписки. С таким вариантом интеграции ERP-системы с банком при необходимости легко перестроиться под любую учетную систему организации и под любой банк.

Citibank, BSGV, Raiffaizen, Сбербанк… - любой формат импорта в банк для платежных поручений и выгрузки из банка банковской выписки. 1С, SunSystems, Axapta, OEBS... - любой формат экспорта из своей системы для формирования платежных поручений и загрузки в свою учетную систему проводок по банковской выписке. Нужно только в банковском интерфейсе настроить соответствующие форматы экспорта и импорта – тестовый, Excel, CSV, XML, с заголовочными строками или без, с разделителями или без, обозначить поля формата экспорта-импорта. В большинстве случаев такая настройка не требует специальных знаний и может быть выполнена продвинутым пользователем по инструкции.

Кроме пользовательских настроек форматов, в банковским интерфейсе могут быть использованы скриптовые языки программирования, благодаря чему обрабатываются форматы действительно любой сложности, в том числе и с применением алгоритмов шифрования данных.

Этот вариант интеграции ERP-системы с банком может работать как с собственными справочниками, так и с получаемыми извне данными при помощи настроенных SQL-запросов (контрагенты, банковские реквизиты, курсы валют и др.), использовать эти данные для формирования платежных поручений, для разбора банковских выписок, для выгрузки бухгалтерских проводок.

При этом банковский интерфейс вполне заслуживает звания "системы", поскольку предусматривает авторизацию платежей, обеспечивает разделение прав пользователей, ведение групп пользователей, резервное копирование и восстановление данных, все варианты экспорта и импорта данных, аналитические возможности и другие полезные функциональности.

Наш банковский интерфейс может быть использован для полноценного двустороннего взаимодействия Web-клиента банка и учетной системы организации – как для подготовки платежных поручений, так и для обработки банковской выписки. "Привязка" к конкретному банку и учетной системе (или финансовой системе, ERP-системе) осуществляется только на уровне настроек форматов в интерфейсе.

Кафидова Ольга, ведущий консультант, 26.12.2010