Отрасль бизнеса: - Любая -
Подразделение: - Любое -
Роль (должность): - Любая -
ERP-система: - Любая -

Изменения формы налоговой декларации по НДС с 2015 года, которые ждут нас в связи с приказом ФНС России от 29.10.2014 № ММВ-7-3/558@, всколыхнули бухгалтерское сообщество в очередной раз. Вместе с бухгалтерами актуальность этой задачи почувствовали на себе и специалисты-"смежники" – аудиторы, консультанты по внедрению ERP-систем, технические специалисты.

С начала 2015 года в соответствии с приказом ФНС от 29.10.2014 № ММВ-7-3/558@ в налоговую декларацию по НДС нужно включать информацию о всех полученных и выставленных счетах-фактурах. Новая форма налоговой декларации будет включать отдельные разделы, содержащие сведения из книги покупок и книги продаж об операциях соответствующего периода, по которым организация начислила НДС и заявила вычеты по НДС.

Также в налоговую декларацию по НДС с 2015 года будут добавлены разделы со сведениями из журналов учета полученных и выставленных счетов-фактур. Журналы учета полученных и выставленных счетов-фактур в составе налоговой декларации по НДС будут обязаны предоставлять в налоговые органы все посредники (агенты, комиссионеры и т.п.). Хорошей новостью является то, что обязанность предоставления сведений из журналов учета полученных и выставленных счетов-фактур остаётся только у организаций-посредников (агентов, комиссионеров и т.п.), остальные же плательщики НДС освобождаются от необходимости вести и предоставлять сведения из журналов учета полученных и выставленных счетов-фактур.

Налоговая декларация по НДС с 2015 года вместе с новыми разделами, в которых содержатся сведения из книги покупок, книги продаж, журналов учета полученных и выставленных счетов-фактур соответствующего периода, должна предоставляться в налоговые органы в электронной форме в формате XML по телекоммуникационным каналам связи. Подробные описания соответствующих XML-форматов уже сейчас можно найти как приложения к приказу ФНС России от 29.10.2014 № ММВ-7-3/558@.

Операции из книги покупок, книги продаж и журналов учета счетов-фактур должны приводиться с детализацией до отдельных счетов-фактур. По каждому полученному и выставленному счету-фактуре необходимо будет указать все его реквизиты: номер, дату, стоимость включая НДС, сумму НДС, ИНН/КПП контрагента и т.д. Фактически каждая счет-фактура, полученная или выставленная налогоплательщиком, должна разместиться в налоговой декларации по НДС на 2-х страницах. В частности, в электронной форме Налоговой декларации по НДС с 2015 года будут присутствовать следующие разделы:

  • "Раздел 8. Сведения из книги покупок об операциях, отражаемых за истекший налоговый период", который содержит 2 страницы сведений из счета-фактуры, и должен быть заполнен по каждому полученному счету-фактуре; также существует и приложение к этому разделу "Сведения из дополнительных листов книги покупок" с соответствующими счетами-фактурами;
  • "Раздел 9. Сведения из книги продаж об операциях, отражаемых за истекший налоговый период", который содержит 2 страницы сведений из счета-фактуры, и должен быть заполнен по каждому выставленному счету-фактуре; также существует и приложение к этому разделу "Сведения дополнительных листов книги продаж" с соответствующими счетами-фактурами;
  • "Раздел 10. Сведения из журнала учета выставленных счетов-фактур в отношении операций, осуществляемых в интересах другого лица на основе договоров комиссии, агентских договоров или на основе договоров транспортной экспедиции, отражаемых за истекший налоговый период", который содержит 2 страницы сведений из счета-фактуры, и должен быть заполнен по каждому выставленному агентскому счету-фактуре;
  • "Раздел 11. Сведения из журнала учета полученных счетов-фактур в отношении операций, осуществляемых в интересах другого лица на основе договоров комиссии, агентских договоров или на основе договоров транспортной экспедиции, отражаемых за истекший налоговый период", который содержит 2 страницы сведений из счета-фактуры, и должен быть заполнен по каждому полученному агентскому счету-фактуре.

Каждый такой раздел новой налоговой декларации по НДС будет представлять собой отдельный файл в специальном формате XML. Очевидно, что даже для небольшой организации-налогоплательщика количество таких листов в налоговой декларации по НДС с 2015 года будет очень значительным и, скорее всего, - окажется непосильным для ручного ввода.

Что можно посоветовать тем, кто занимается автоматизацией подготовки налоговой декларации по НДС, включая сведения из книги покупок и книги продаж для налоговой декларации по НДС?

  • Во-первых, конечно, необходимо оценить - насколько полноценные и безупречно работающие формы книги покупок, книги продаж, журналов учета полученных и выставленных счетов-фактур имеются в организации? Должны быть устранены все проблемы, которые, возможно, имеются сейчас при формировании книг – это и отсутствие какой-либо информации в книгах, и неточное заполнение полей, и возможно – не полное или недостаточно качественное ведение справочников, в том числе отсутствие и некорректность реквизитов контрагентов и т.п. Все эти проблемы недостаточности данных в учетной системе для книги покупок и книги продаж и/или алгоритмов получения информации для книги покупок и книги продаж должны быть устранены.
  • Во-вторых – это непосредственно сама задача автоматизированного формирования выгрузок данных из книги покупок и книги продаж, а также из журналов учета полученных и выставленных счетов-фактур в формате XML.

Решить вторую задачу можно несколькими способами, но основной порядок операций при этом не изменится. Первоначально данные для книги покупок и книги продаж должны быть получены из учетной системы, после чего книга покупок и книга продаж должны быть конвертированы в электронный файл, в соответствии с требуемым ФНС России XML-форматом. Такой же порядок действий применим и для журналов учета полученных и выставленных счетов-фактур.

Осуществить такие преобразования данных из форм отчетов по НДС в формат XML можно различными способами:

  • например, используя универсальные программы-конверторы для XML-форматов. Практически все они являются платными и, помимо расходов на приобретение, потребуют еще и значительных ресурсов для настройки соответствующих форматов выгрузки данных, т.к. XML-форматы, принятые ФНС России, являются достаточно сложными и "ветвистыми".
  • как вариант, можно использовать специальные шаблоны и процедуры, реализованные в MS Excel или MS Access, которые будут получать данные из форм отчетов по НДС или сами формы отчетов по НДС, а затем – преобразовывать эти данные в формат XML. Именно такой вариант автоматизации мог бы реализовать опытный программист, опираясь на описания форматов XML, принятые ФНС России.

Для целей автоматизации выгрузки в формат XML сведений из книги покупок, книги продаж, журналов учета полученных и выставленных счетов-фактур для налоговой декларации по НДС в электронной форме мы предлагаем разработанные нами и настроенные на нужные XML-форматы шаблоны MS Excel для формирования всех указанных разделов налоговой декларации по НДС. Немаловажным является тот факт, что все форматы XML в наших шаблонах являются настраиваемыми и понятными для пользователей, что обеспечивает применимость указанного решения без зависимости от поставщика решения и даже в случае изменения XML-форматов, принятых ФНС России.

Шаблон MS Excel для автоматизации выгрузки книги покупок в формат XML

Для пользователей действия с нашими Excel-шаблонами упрощены до минимума - типовой шаблон для создания XML-файлов содержит только две кнопки "1. Сформировать Книгу покупок (Книгу продаж, Журнал учета полученных и выставленных счетов-фактур и т.п.)" и "2. Выгрузить XML-файл".

Кнопка "1. Сформировать Книгу покупок (Книгу продаж, Журнал учета полученных и выставленных счетов-фактур и т.п.)" нужна для получения данных в форму отчета. Для ERP-систем Infor FMS SunSystems и Infor10 Financials Business мы предлагаем полноценное автоматизированное заполнение форм книг покупок, книг продаж, журналов учета полученных и выставленных счетов-фактур с использованием средства построения отчетности Vision for SunSystems или "прямых" запросов к базе данных. Для других ERP-систем мы настраиваем "чтение" данных для указанных форм по НДС из внешних файлов различных форматов или из баз данных. В остальных случаях, когда вышеперечисленные решения оказываются неприемлемыми, шаблоны могут быть заполнены вручную копированием данных из различных источников, или же шаблоны могут быть донастроены для автоматизированного получения данных с привлечением специализированных консалтинговых компаний или ресурсов клиента.

Кнопка "2. Выгрузить XML-файл" формирует XML-файл соответствующего приложения к налоговой декларации по НДС в соответствии с принятыми ФНС России форматами. Именно этот файл впоследствии передается в налоговую службу по телекоммуникационным каналам связи. Как уже упоминалось выше, XML-формат для файла является "не жестким", и может быть модицирован конечными пользователями в случае изменения форматов от ФНС России. Формирование XML-файла выполняется отдельным действием, и никак не зависит от способа заполнения данных в шаблоне MS Excel ("чтение" из базы данных, Q&A/Vision, ручное заполнение и т.п.).

Кафидова Ольга, руководитель проектов SunSystems, 22.12.2014