Отрасль бизнеса: - Любая -
Подразделение: - Любое -
Роль (должность): - Любая -
ERP-система: - Любая -

Учитывая высокую сложность консультационных проектов, традиционно консалтинговыми компаниями практикуется разбиение проекта внедрения на отдельные этапы. Такой подход имеет следующие преимущества:

  • Получение самостоятельных результатов по этапам проекта в сжатые сроки,
  • Минимизация длительности отдельных этапов проекта (длительность каждого этапа не превышает 1-3 месяца),
  • Актуальность проектной документации на любом этапе проекта,
  • Возможность уточнения и корректировки задач, решаемых на последующих этапах, по результатам выполнения каждого этапа проекта,
  • Снижение проектных рисков, обусловленных организационными изменениями у Заказчика в ходе проекта,
  • Оптимизация бюджета проекта и графика платежей.

Можно выделить следующие этапы консультационного комплексного проекта внедрения:

  • Этап 1. Предпроектное обследование,
  • Этап 2. Разработка и описание бизнес-процессов ("to be"),
  • Этап 3. Разработка технического задания на внедрение,
  • Этап 4. Настройка, дизайн системы,
  • Этап 5. Подготовка к запуску (инструкции, обучение, тестирование, ввод начальных остатков, доработка отчетов),
  • Этап 6. Запуск и техническая поддержка запуска проекта.

Каждый этап характеризуется спецификой выполняемых в ходе этапа работ, предусматривает различные исходные и выходные документы.

Рассмотрим цели, задачи, результаты, исходные и выходные документы каждого этапа проекта отдельно:

Этап 1. Предпроектное обследование

Этап предпроектного обследования является начальным этапом проекта, и он необходим для определения потребностей, аудита существующих настроек системы, для определения рамок консультационного проекта.

Этап предпроектного обследования обычно является обособленным и позволяет Заказчику в том числе оценить компетентность привлеченной консалтинговой компании.

По результатам этапа формируется документ с описанием технических и функциональных требований и возможностей их реализации, который обычно содержит следующие разделы:

  • Характеристики и текущие настройки учетной системы,
  • Исходные документы по проекту и результаты проекта внедрения,
  • Обобщенные требования к настройкам системы (в целом и для отдельных участков учета),
  • Рекомендации по ведению проекта внедрения,
  • Рамки консультационного проекта,
  • Риски проекта.

Предпроектное обследование позволяет Заказчику получить систематизированную информацию о технических и функциональных требованиях к системе, с максимальной точностью рассчитать затраты на проект, минимизировать риски проекта, выработать совместное видение последующего проекта внедрения: цели, содержание, подходы, стратегия проектирования и внедрения, план работ.

Обычно этап предпроектного обследования – самый короткий этап проекта внедрения.

Цели:

  • Получение информации о бизнесе Заказчика, которая используется на последующих стадиях проекта внедрения,
  • Определение "проблемных" участков учета,
  • Оценка функциональной применимости, стоимости и сроков внедрения системы.

Исходные документы:

  • Документы Заказчика (технические требования, учетная политика, план счетов, корпоративные процедуры учета и политики, описание настроек, инструкции пользователей, описание бизнес-процессов и т.п.).

Суть работ, задачи этапа:

  • Сбор и анализ информации о структуре предприятия, о документообороте, о существующей системе автоматизации на основании интервью с пользователями и исходных документов Заказчика (учетная политика, план счетов, корпоративные процедуры учета и политики, описание настроек, инструкции пользователей, описание бизнес-процессов),
  • Сбор функциональных требований к будущей системе от специалистов Заказчика,
  • Аудит текущего состояния информационной системы,
  • Анализ технических и функциональных требований Заказчика к системе,
  • Определение необходимой функциональности программных средств,
  • Определение перечня автоматизируемых рабочих мест,
  • Рекомендации по дальнейшему ведению консультационного проекта,
  • Определение рамок консультационного проекта,
  • Оценка рисков консультационного проекта,
  • Разработка детального плана работ и окончательный расчет стоимости работ по проекту.

Выходные документы и результаты:

  • Технические и функциональные требования Заказчика к системе и возможности их реализации,
  • Коммерческое предложение с финальным планом работ,
  • Общий календарный план-график проекта.

Этап 2. Разработка и описание бизнес-процессов ("to be")

Этап обследования и описания бизнес-процессов необходим для правильной постановки задачи на внедрение.

По результатам этапа формируется документ "Отчет об обследовании", включающий следующую информацию:

  • блок-схемы и описание бизнес-процессов, реализуемых в ходе проекта, в привязке к информационной системе,
  • описание концептуальной модели построения автоматизированной системы управления компанией.

Цели:

  • Подготовка всей необходимой информации о компании для последующих этапов проектов,
  • Предложение и согласование с Заказчиком концептуальных решений по построению будущей системы.

Исходные документы:

  • Общий календарный план-график проекта,
  • Технические и функциональные требования Заказчика к системе и возможности их реализации,
  • Документы Заказчика (технические требования, учетная политика, план счетов, корпоративные процедуры учета и политики, описание настроек, инструкции пользователей, описание бизнес-процессов и т.п.)

Суть работ, задачи этапа:

  • Формирование команды проекта,
  • Формирование совместной команды проекта, выработка единого видения проекта,
  • Описание структуры компании,
  • Изучение бизнес-процессов в состоянии "как есть",
  • Совместная разработка бизнес-процессов "как должно быть" с привязкой к системе,
  • Сбор образцов документов,
  • Сбор требований к аналитическому учёту, сбор корпоративных требований,
  • Разработка концептуальных решений по построению будущей системы.

Выходные документы и результаты:

  • Отчет об обследовании.

Этап 3. Разработка технического задания на внедрение

Результат выполнения данного этапа проекта, документ "Техническое задание на внедрение" должен содержать следующую информацию:

  • описание выполняемых настроек,
  • реализуемые алгоритмы и процедуры,
  • правила кодирования справочной информации,
  • требования к программным решениям, взаимодействующим с ERP-системой,
  • список отчетных форм к реализации.

Цели:

  • Формализация задач,
  • Финализация планов счетов, других необходимых справочных данных,
  • Описание проектных решений.

Исходные документы:

  • Общий календарный план-график проекта,
  • Технические и функциональные требования Заказчика к системе и возможности их реализации,
  • Документы Заказчика (технические требования, учетная политика, план счетов, корпоративные процедуры учета и политики, описание настроек, инструкции пользователей, описание бизнес-процессов и т.п.),
  • Отчет об обследовании.

Суть работ, задачи этапа:

  • Разработка Технического задания на внедрение, частных Технических заданий,
  • Подготовка планов счетов, других необходимых справочных данных,
  • Разработка списка отчетных форм к реализации,
  • Составление перечня функциональных доработок и дополнительных выходных форм.

Выходные документы и результаты:

  • Техническое задание, частные технические задания по блокам задач.

Этап 4. Настройка, доработка системы

На этом этапе выполняется техническая настройка функций, процедур и алгоритмов ERP-системы, настройка интерфейсов с другими программными решениями и системами, настройка отчетных форм.

Цели:

  • Разработка макета автоматизированной системы для начала продуктивной эксплуатации,
  • Документирование основных настроек системы,
  • Разработка проектов пользовательских инструкций.

Исходные документы:

  • Общий календарный план-график проекта,
  • Отчет об обследовании,
  • Техническое задание, частные технические задания по блокам задач.

Суть работ, задачи этапа:

  • Инсталляция и "разворачивание" программных средств,
  • Настройка бизнес-процессов и данных в программных средствах,
  • Документирование настроек,
  • Разработка критических функциональных расширений и выходных форм,
  • Разработка основных отчетных форм,
  • Тестирование на контрольных примерах,
  • Разработка проектов пользовательских инструкций,
  • Разработка плана обучения конечных пользователей.

Выходные документы и результаты:

  • Настроенная в соответствии с техническим заданием система,
  • Основные отчетные формы,
  • Документация по настройкам системы,
  • Проекты пользовательских инструкций,
  • Программа обучения конечных пользователей.

Этап 5. Подготовка к запуску (инструкции, обучение, тестирование, ввод начальных остатков, доработка отчетов)

Данный этап включает значительный объем работ, связанный с подготовкой инструкций пользователей по всем участкам учета и по отдельным процессам, обучением сотрудников, тестированием и внесением изменений в настройки по результатам тестирования, подготовкой данных для импорта и импортом актуальных справочных данных и входящего сальдо (остатки по складам, открытые заказы, сальдо по счетам, сальдо по основным средствам).

Цели:

  • Подготовка компании, программных и аппаратных средств к эффективному началу продуктивной эксплуатации,
  • Миграция данных,
  • План обучения конечных пользователей,
  • Проведение приемо-сдаточных испытаний ERP-системы в продуктивную эксплуатацию.

Исходные документы:

  • Общий календарный план-график проекта,
  • Отчет об обследовании,
  • Техническое задание, частные технические задания по блокам задач,
  • Документация по настройкам системы,
  • Проекты пользовательских инструкций,
  • Программа обучения конечных пользователей.

Суть работ, задачи этапа:

  • Разработка графика ввода рабочих мест в продуктивную эксплуатацию и вывода старых программных средств из эксплуатации,
  • Проверка готовности конечных пользователей к началу продуктивной эксплуатации,
  • Проверка готовности IT-службы к началу продуктивной эксплуатации, формирование группы сопровождения,
  • Инсталляция программных средств, настройка прав доступа, проверка готовности рабочих мест к опытной эксплуатации,
  • Доработка пользовательских инструкций,
  • Подготовка матрицы прав и ролей пользователей системы,
  • Тестовые испытания ERP-системы,
  • Доработка отчетных форм, настройка дополнительных отчетных форм,
  • Миграция данных,
  • Обучение конечных пользователей,
  • Приемо-сдаточные испытания ERP-системы в продуктивную эксплуатацию.

Выходные документы и результаты:

  • Настроенная в соответствии с техническим заданием, протестированная система с корректной загрузкой справочных данных и входящими остатками,
  • Отчетные формы,
  • Знания пользователей по настройкам системы,
  • Пользовательские инструкции,
  • Протоколы ввода/переноса начальных остатков,
  • Протоколы тестирования.

Этап 6. Запуск и техническая поддержка запуска проекта

Этап подразумевает техническую поддержку пользователей и администраторов системы в момент запуска.

Цели:

  • Эффективное начало продуктивной эксплуатации,
  • Подтверждение правильности обработки данных в системе,
  • Сведение к минимуму необходимой помощи консультантов,
  • Административное и организационное завершение проекта.

Исходные документы:

  • Общий календарный план-график проекта,
  • Отчет об обследовании,
  • Техническое задание, частные технические задания
  • Документация по настройкам системы,
  • Пользовательские инструкции,
  • Протоколы ввода/переноса начальных остатков,
  • Протоколы тестирования.

Суть работ, задачи этапа:

  • Индивидуальное обучение конечных пользователей, консультации на рабочих местах,
  • Окончательное конфигурирование рабочих мест,
  • Выявление и устранение ошибок программного обеспечения, настроек и ошибок ввода данных,
  • Оперативное устранение ошибок,
  • Финальная доработка выходных форм и пользовательских процедур,
  • Разработка дополнительных необходимых выходных форм и пользовательских процедур по частным техническим заданиям,
  • Выверка и выравнивание учетных данных в новой и старой системах,
  • Вывод "устаревших" программных средств из эксплуатации,
  • Анализ достижения целей проекта, решенных проблем, сложностей, особенностей проекта, формализация результатов анализа,
  • Доработка пользовательских инструкций,
  • Документирование конфигурации ERP-системы и описание проектных решений,
  • Обучение проектной группы и/или администраторов системы со стороны Заказчика правилам сопровождения ERP-системы и документирования изменений в ее конфигурацию,
  • Инвентаризация невыполненных обязательств, формирование окончательного списка работ,
  • Проверка факта передачи заказчику проектной документации,
  • Подписание акта сдачи ERP-системы в продуктивную эксплуатацию.

Выходные документы и результаты:

  • Настроенная в соответствии с техническим заданием, протестированная система с корректной загрузкой справочных данных и входящими остатками,
  • Финальные отчетные формы,
  • Акт сдачи ERP-системы,
  • Отчет о результатах выполнения проекта.

Кафидова Ольга, ведущий консультант, 26.04.2011