Отрасль бизнеса: - Любая -
Подразделение: Финансы, бухгалтерия, аудит, Закупки, снабжение, Продажи, Логистика, складской учет, транспорт, Информационные технологии, связь
ERP-система: SAP ERP, 1С:Предприятие
Сверка данных из SAP и из 1С средствами Excel - Основной лист 1
  • Сверка данных из SAP и из 1С средствами Excel - Основной лист 1
  • Сверка данных из SAP и из 1С средствами Excel - Основной лист 2
  • Сверка данных из SAP и из 1С средствами Excel - Основной лист 3
  • Сверка данных из SAP и из 1С средствами Excel - Основной лист 4
  • Сверка данных из SAP и из 1С средствами Excel - Основной лист, уменьшенный вид 1
  • Сверка данных из SAP и из 1С средствами Excel - Основной лист, уменьшенный вид 2
  • Сверка данных из SAP и из 1С средствами Excel - Фильтр отчета
  • Сверка данных из SAP и из 1С средствами Excel - Основной лист, сгруппированный вид 1
  • Сверка данных из SAP и из 1С средствами Excel - Основной лист, сгруппированный вид 2
  • Сверка данных из SAP и из 1С средствами Excel - Данные из SAP
  • Сверка данных из SAP и из 1С средствами Excel - Данные из 1С/1C
  • Сверка данных из SAP и из 1С средствами Excel - Меппинг компаний-контрагентов между SAP и 1С
  • Сверка данных из SAP и из 1С средствами Excel - Настройки сверки/реконсиляции
  • Сверка данных из SAP и из 1С средствами Excel - Настройки автоматической верификации расхождений

Предыстория и задачи проекта

К нам обратился наш давний клиент, известная транснациональная компания, с проблемой сверки данных между SAP и 1С. Решение этой проблемы было необходимо по требованиям прошедшего в компании аудита. В компании учет ведется параллельно, силами разных сотрудников, одновременно в системах SAP и 1С. SAP используется как корпоративная глобальная система, а 1С используется как система российского учета для расчета налогов и сдачи российской отчетности только в российском офисе компании.

Система SAP для российского подразделения была установлена по результатам проекта Roll-out на удаленных серверах, данные из SAP можно было получить только отдельными выгрузками в форматах SAP.

Средства реализации

Исходя из потребностей пользователей, технических ограничений в компании, невозможности реализации решения с использованием баз данных (даже Access), для решения задачи было решено использовать очевидный доступный инструмент – Excel. В нём мы решили разрабатывать инструмент сверки данных между SAP и 1C, который бы читал файлы Заказчика, предварительно полученные из SAP и из 1C, а затем выполнял сопоставление соответствующих данных.

Детали реализации

В шаблон сверки на базе Excel мы добавили механизм настройки отдельных блоков счетов для сверки (операций), тем самым инструмент стал применим для различных типов сверок (для счетов склада, для счетов продаж, для счетов НДС, для счетов прибыли и убытков и другое).

В Excel-шаблоне сопоставление данных выполняется по совпадению (относительному совпадению) референсов операций, причем поле-референс, по котрому выполнять сопоставление - разное для разных типов операций, и мы вывели его указание в настройки Excel-шаблона. Так, для 41-х счетов склада мы в качестве референса берем такое-то поле, а для счетов продаж – такое-то поле.

В шаблоне также реализован мэппинг контрагентов между кодами и названиями контрагентов в САП, и контрагентами в 1С.

По этому мэппингу записи в разрезе контрагентов и референсов группируются.

В качестве блока, по которому минимально проверяются итоги, берется блок данных в разрезе контрагента и референса. По одному референсу может быть много операций, тогда все они выводятся последовательно в одну группу с общими подитогами.

Также в шаблоне для Заказчика реализован механизм проверки типовых ситуаций расхождения. В частности, если сумма по валюте совпадает, но не совпадает по рублям, то это курсовые разницы. Если операция находится на стыке кварталов, то наиболее вероятно, что в другой системе она отражена в другом квартале.

Сложности и решения

В 1С операции, а не движения по отдельным счетам, как в SAP.

Сложная логика настройки

Результат проекта

Заказчик получил удобный инструмент сопоставления различных групп счетов и типов операций между 1С и SAP, автоматической проверки типовых ситуаций расхождения. С помощью этого инструмента видны все расхождения, их можно оперативно увидеть и исправить, если необходимо, либо получить отчет с пояснениями по расхождениям за любой период.

Правда для настройки новых типов операций, если требуется, зачастую обращается к нам за помощью. Видимо текущая реализация настроек сверки не совсем очевидна пользователям.

Сверка выполняется оперативно и наглядно.

Инструмент имеет потенциал расширения на другие типы данных для сверки.

В целях конфиденциальности все упоминания о компании-Заказчике и все исходные данные на скриншотах изменены.