Детали и шаги реализации

Готовое Excel-решение для пользователей выглядит так - на одном листе последовательно по колонкам приведены общие для обоих систем данные, данные из 1С, данные из SAP, и далее - результаты сопоставления по строкам. В первых колонках приведена общая для обоих систем часть - фактически это ключи сопоставления. В качестве таких ключей связки (сопоставления) данных мы используем 2 поля, которые приводим к кодам SAP - это код контрагента и номер документа.

В уменьшенном масштабе видно, что перед блоком данных из 1С мы добавили блок данных "1С для сверки (в разрезе счета)". Это связано с тем, что операции, выгруженные из 1С, имеют нескольку иную структуру данных, чем в SAP.

В SAP мы видим движения по каждому счету с разными знаками, а в 1С - мы видим проводку, содержащую всегда 2 корреспондирующих счета, т.е. как дебетовую, так и кредитовую сторону операции. Соответственно каждой нашей операции из SAP может соответствовать только одна из "половинок" проводки из 1С (или дебетовая или кредитовая сторона). Вот для того, чтобы перейти к единому сопоставлению данных по движениям в рамках конкретного счета, нам и потребовался этот дополнительный блок данных, в котором данные из 1С преобразованы в вид, подобный структуре наших данных из SAP.

Исходными для сверки являются данные, загруженные "как получено" из систем SAP и 1C на листы "SAP" и "1С" соответственно. Из 1С выгрузка осуществляется через Журнал проводок. В нашем примере из SAP выгрузка осуществляется через Trial Balance. Загрузка данных в Excel-шаблон выполняется из этих согласованных форматов, но с идентификацией конкретных колонок по названиям. Таким образом, если в исходных данных поменяется порядок полей или какое-то несущественное по данным поле исчезнет из исходных данных или появится - проблемы при загрузке этих данных в Excel-шаблон сверки не возникнет.

В шаблоне также реализован мэппинг контрагентов между кодами и названиями контрагентов в САП и между контрагентами в 1С. Данные на листе "Client_Mapping" необходимо дополнять при появлении в учете новых контрагентов.

На основном листе отчета записи при выводе группируются и в разрезе контрагентов, и в разрезе документов. Используя стандартную группировку записей в Excel можно получить данные в развернутом виде с подитогами по контрагентам и входящим документам, данные в свернутом виде с подитогами по контрагентам и входящим документам, данные в свернутом виде только по контрагентам с подитогами.

Также существует еще первая колонка "SAP/1C", с помощью фильтра по которой в полученных данных легко можно увидеть блок записей из SAP, имеющий соответствие в 1С; блок записей из SAP, не имеющий соответствие в 1С; блок записей из 1С, не имеющий соответствие в SAP. Эта же колонка "SAP/1C" даёт альтернативный вариант просмотра итогов в отчете-сверке, имея для фильтра значения "= итоги по сделкам" и "== итоги по контрагентам".

Самой интеллектуальной частью нашего решения является блок настроек для сопоставления данных между системами. Здесь приведены настройки конкретных кодов счетов или масок по ним, соответствующих друг другу в системах SAP и 1С, коды полей, означающих номер документа в той и в другой системе, полярность операции из 1С (Debet или Credit), названия полей, из которых брать суммы и т.п.

По одному алгоритму могут обрабатываться несколько вариантов транзакций. Например, контрагент в 1С может находиться и в поле "Субконто1 Дт" и в поле "Субконто1 Кт". А номер документа в SAP может в каких-то случаях быть в поле "Text", в каких-то случаях в поле "Reference Key 3", а в каких-то случаях даже обрабатываться с использованием дополнительного мэппинга. Всё это здесь прописывается.

В Excel-шаблоне сопоставление данных выполняется по совпадению (относительному совпадению) референсов операций (оснований операций, номеров документов), причем поле-референс, по которому выполняется сопоставление - разное для разных типов операций, и мы вывели его указание в настройки Excel-шаблона. Так, для счетов продаж и склада в качестве номера документа из SAP мы берем поле "Reference Key 3", а для счетов затрат в качестве номера документа из SAP мы берем поле "Text".

Всего в решении было настроено 3 алгоритма сверки - для счетов продаж, для счетов склада, для счетов затрат. Конкретный алгоритм сверки для формирования отчета-сверки выбирается фильтром в шапке отчета.

Сначала решение нами было сделано для счетов продаж, затем - для счетов склада, и на последнем этапе - для счетов затрат. На этапе "подключения" счетов затрат нам пришлось несколько доработать и расширить варианты настройки, чтобы обеспечить применимость решения для более широкого спектра счетов и данных по ним. Это связано с тем, что данные на счетах затрат в SAP могут быть как с положительным, так и с отрицательным знаком, и в 1С соответствующие данные оказываются на разных сторонах проводки (может быть по дебету, может быть по кредиту) - следовательно для сверки нам требуется обрабатывать и дебетовую и кредитовую часть данных из 1С.

На последнем этапе, для еще большей минимизации ручного труда для Заказчика был добавлен механизм проверки типовых ситуаций расхождения (автоматическая верификация отдельных расхождений). В частности, если сумма по валюте совпадает, но не совпадает по рублям, то это различие комментируется в отчете-сверке как курсовые разницы. Если операция находится на стыке кварталов с учетом временного сдвига по вводу данных в системах, то вероятно, что в парной системе она отражена в соседнем квартале, о чём также добавляется комментарий в сформированном отчёте-сверке.