Предыстория и задачи проекта

В компании-Заказчике, крупной международной компании, несколько лет назад был выполнен проект Roll-out SAP. Такое внедрение не учитывало многочисленную специфику локального учета, поэтому по завершении проекта налоговую отчетность сотрудники компании были вынуждены собирать практически вручную. Ситуация осложнялась еще и тем, что по результатам внедрения для некоторых хозяйственных операций данные в системе SAP не только не отвечали требованиям РСБУ, но и вообще отсутствовали или присутствовали, но далеко не в достаточной степени детализации.

Практически сразу нас пригласили помочь и реализовать средствами MS Excel пост-обработку данных из SAP для получения Книги покупок и Книги продаж для Декларации по НДС. Мы разработали Excel-решение, в котором исходные данные по листам копировались каждый в своём формате, а затем последовательно при нажатии кнопок в разработанном Excel-шаблоне эти данные включались в Книги или использовались для уточнения/проверки/корректировки существующих операций в Книгах.

Но сейчас мы хотим вам рассказать о другом, более продвинутом и современном решении этой задачи на базе Excel. Тем более, что мы видели недостатки своей предыдущей Excel-реализации, которые заключались в сложностях изменения логики работы решения, необходимости корректировки решения при малейших изменениях в исходных форматах и самое главное - долгой и неоптимальной работе MS Excel со значительными объемами данных у Заказчика (сотня тысяч строк).

Через несколько лет после того "первого" решения к нам повторно обратился Заказчик с целью оптимизации существующего Excel-решения для сбора Книги покупок и Книги продаж для Декларации по НДС. С тех пор существенно изменились не только форматы исходных данных (и сотрудники Заказчика, работая со "старым" решением, были вынуждены всё время корректировать форматы исходных данных), но и электронные форматы Книг и ставка НДС. Кроме того, у Заказчика появились новые виды хозяйственных операций, включаемые в Книги (и сотрудники Заказчика опять-таки были вынуждены добавлять эти операции вручную). Плюс "старое" решение работало медленно. И мы взялись полностью "перекраивать" сделанное нами ранее программное решение.

Экономическая эффективность и результаты выполненного проекта

С помощью разработанного нами нового Excel-решения ежеквартальный сбор Книги покупок и Книги продаж для Декларации по НДС с количеством операций в сотню тысяч строк сейчас выполняется силами ответственных сотрудников в течение 3-4-х дней. Ранее с предыдущим Excel-решением эта работа занимала существенно больше времени. А без какого-либо дополнительного решения в ситуации Заказчика сбор Книг требовал бы еще на порядок больше трудозатрат и не формировал бы качественный результат.

Разработанное Excel-решение обеспечило "контролируемость" и "проверяемость" собираемых данных для Книг. В ходе проекта также была выполнена работа по анализу всех операций, формирующих отчетность по НДС, в результате чего Заказчик получил "системное" и "понимаемое" им решение.

Экономический эффект для Заказчика от выполненного проекта обуславливается:

• кардинальной экономией трудозатрат своих сотрудников на сбор Книг для Декларации по НДС;
• минимизацией ошибок в отчетности по НДС, а значит - минимизацией штрафов от контролирующих органов и минимизацией трудозатрат сотрудников на анализ и корректировку ошибок.

Абсолютный экономический эффект от проекта, вычисляемый как разность между затратами на решение задачи без этого проекта (оценим для примера работу 4-х сотрудников в течение 2-х недель для сбора такой отчетности раз в квартал ориентировочно в 160 тыс руб, включая налоги по зарплате) и затратами на решение задачи после этого проекта (оценим работу 4-х сотрудников в течение 4-х дней для сбора такой отчетности раз в квартал соответственно в 64 тыс руб, включая налоги по зарплате) + разовыми затратами на этот проект (стоимость проекта 171 тыс руб без НДС), в зависимости от соответствующих затрат конкретного Заказчика даже на сроке в один год составляет 213 тыс руб. = (160 тыс руб до внедрения x 4 квартала) - (64 тыс руб после внедрения x 4 квартала) - 171 тыс руб проект. Поскольку результат проекта может быть применен значительно на больший срок, чем один год, а стоимость проекта является разовым вложением, то окупаемость проекта на практике оказывается еще более существенной.

При этом ежеквартальный экономический эффект при работе с решением, например, в течение 2-х лет составит 74`625 руб. = (160 тыс руб до внедрения - 64 тыс руб после внедрения) - (171 тыс руб проект/8 кварталов).

Коэффициент экономической эффективности, если его считать как отношение результата (т.е. абсолютного экономического эффекта) к затратам на проект также в зависимости от соответствующих затрат конкретного Заказчика и срока использования решения составит не менее 100%.

Средства реализации

Исходя из потребностей пользователей, технических ограничений в компании, невозможности реализации решения с использованием баз данных (даже Access), для решения задачи был подтвержден выбор очевидного доступного инструмента - MS Excel с программной логикой. В нём мы решили разрабатывать гибкий, функциональный, понимаемый, проверяемый и удобно корректируемый инструмент для сборки данных по Книгам покупок и продаж для Декларации по НДС.

Все небходимые для Книг данные из SAP мы пытались взять, но всё равно их оказалось недостаточно, чтобы покрыть всё многообразие возможных операций у Заказчика, которое согласно российскому учету должно войти в Разделы "Сведения из Книги покупок"и "Сведения из Книги продаж" для Декларации по НДС.

Исходными данными были выгрузки Книг из SAP, которые уже при помощи дополнительных данных и отдельными автоматизированными действиями в нашем Excel-шаблоне доводились до состояния финальных Книг в нужной детализации.

Сложности и решения

Как уже было указано выше в описании реализации, в ходе проекта мы изначально делали решение, ориентированное на использование базы данных MS Access. В дальнейшем мы исправили решение на версию с использованием только MS Excel без какой-либо базы данных.

Разумеется, в ходе проекта мы столкнулись и с рядом других сложностей. В частности - не всё возможное многообразие операций было учтено с самого начала, но идея разрабатываемого решения позволила нам без особых проблем учесть новые операции и добавить новые алгоритмы обработки. В ходе тестирования решения Заказчиком выяснилось, что в отдельных случаях мы взяли данные не из тех колонок, но сделать эти и подобные исправления при такой реализации совсем несложно.

Также надо было решить проблему с операциями, которые переходили из периода в период и по факту были учтены в Книгах предыдущих кварталов, т.е. ранее, чем они появились в отчетах SAP. Для этого мы сделали отдельный лист операций, на который отмеченные операции из основных Книг перемещались в ожидании нужного квартала. В дальнейшем, если эти операции появлялись в основной Книге, то они в Книге отмечались к удалению.

Изначально при существенных объемах данных страдало и быстродействие решения. Для устранения этой проблемы мы пересмотрели ряд алгоритмов копирования данных.

Отдельный блок сложностей был связан с загрузкой исходных данных, которые, например, содержали более одной строки-заголовка, имели одинаковые названия колонок в одном формате, имели объединения ячеек, имели данные по формулам или имели ссылки на другие книги. Для этого мы разработали специальные алгоритмы разметки таких данных и тщательно их протестировали в том числе с реальными данными.

Результат проекта

В проекте было учтено бесчисленное множество тонкостей и деталей учета, необходимых для качественного сбора Книг из существующих данных и с учетом всех необходимых для этого данных.

Самым важным результатом является то, что Заказчик получил не просто программный код автоматизации текущих операций (в котором в дальнейшем возможно сложно будет разобраться), а законченное решение, содержащее единую логику, прослеживаемые данные, читаемую и проверяемую логику автоматизированной обработки на основе текстовых идентификаторов данных, приспособленность алгоритмов и форматов к возможным изменениям.

Результат выполненного проекта полностью устроил Заказчика. Заказчик получил также инструкцию по работе с решением и годовую гарантию, в ходе которой мы сможем помогать в случае необходимости каких-либо модификаций. Уверены, что даже если и возникнет потребность в каких-то корректировках, реализованное Excel-решение позволит нам их просто и быстро осуществить.

А мы со своей стороны, наверное, еще не раз применим наши идеи универсальности в среде MS Excel (идентификация строк и заголовка в неформализованных данных, единообразный импорт исходных данных путём мэппинга по заголовкам, структурированность данных для работы, последовательные алгоритмы обработки).

Стоимость проекта

Стоимость проекта для Заказчика составила 205'200 руб. включая НДС 20%

Примечание

В целях конфиденциальности все упоминания о компании-Заказчике и все исходные данные на скриншотах изменены.