Детали и шаги реализации

При отсутствии отдельной функциональности Уведомления о контролируемых сделках в 1С и соответствующих данных будем брать проводки из 1С в качестве основных данных для нашего Уведомления. Данные из 1С возьмем через Журнал проводок (назовём их "транзакционные данные"), и из общего набора проводок за нужный год затем по известному списку контрагентов оставим только те, которые нужны в Уведомлении, для них по корреспонденции проверим суть операции и тоже оставим только те, которые нужны в Уведомлении, также немного их обработаем. Для российских взаимозависимых лиц дополнительно нужно еще проверить итоги для признания сделок контролируемыми.

Итак, берём из 1С все детальные операции нужного года с указанием счетов, всех субконто, сумм, количества через Журнал проводок (здесь мы не мелочимся - отмечаем к выгрузке все предложенные поля).

Сохраняем в формате Excel полученный список проводок.

Далее откроем полученный файл с транзакционными данными в Excel и уже работаем только с ним.

На отдельных листах подготовим список взаимозависимых контрагентов и список товаров/услуг с типами для Уведомления (1-товар, 2-услуга, 3-прочее).

Дополнительно можно уже сейчас указать необходимую для Уведомления информацию по контрагентам и товарам/услугам. Но в принципе у нас еще будет время и возможность добавить недостающую информацию.

Для Уведомления о контролируемых сделках по контрагентам необходимо указать названия на русском (обязательно с 2018 года) и на английском языке, тип контрагента – российская или иностранная организация, ИНН/КПП для российской организации, Регистрационный номер или Код налогоплательщика в стране регистрации для иностранной организации, адрес для иностранной организации, если знаем, то можно сразу указывать и информацию по договорам и по сделкам (если нет, то потом можно дополнить). По этому списку мы будем определять – является ли строка в таблице из 1С частью сделки с взаимозависимым контрагентом.

Мы эти значения будем искать при помощи формулы VLOOKUP (=ВПР в русском Excel), поэтому названия контрагентов в списке должны быть отсортированы по алфавиту.

Для списка товаров/услуг желательно указать нужные коды ТНВЭД-ОКПД2 и ОКВЭД2. Данные также должны быть отсортированы по наименованию. В качестве поля связки мы будем брать само наименование товара/услуги, и оно же должно быть указано на основном листе в колонке "Name of transaction".

Возвращаемся к нашему листу с данными из 1C. Опытным путем мы выяснили, что разумно перед данными из 1С для связи с данными Уведомления добавить 8 колонок с дополнительными данными, которые мы соберём по формулам:

1. Код для группировки сделок по Уведомлению (назовем колонку "Transaction code");
2. Тип номенклатуры по строке – товар или услуга или иной объект гражданских прав (например, можно использовать слово "товар", "услуга" или использовать коды для уведомления 1 – товар, 2 - услуга, 3 – иной объект гражданских прав (например, проценты по займу)) (назовем колонку "Item Type");
3. Дополнительный признак – тип сделки в рамках контрагента (по сути, если у одного контрагента будет несколько договоров и несколько вариантов сотрудничества с нами, этим признаком мы разделим их на несколько сделок в Уведомлении). Так например, у одного контрагента мы можем покупать и консультационные услуги, и услуги транспортировки, например. Или можем являться агентом в каких-то сделках. Значение в этой колонке впоследствии позволит нам точно разделить операции по видам сделок) (назовем колонку "Add Type");
4. Описание транзакции (назовем колонку "Name of transaction"), в том числе для Уведомления, по которому мы должны увидеть товар/услугу (данного поля напрямую нет в 1С - соответствующая информация изначально находится в нескольких колонках - как минимум на стороне по дебету и на стороне по кредиту);
5. Взаимозависимый контрагент для Уведомления (назовем колонку "Contragent");
6. Является ли данная строка доходом для Уведомления, иными словами – это продажа или оказание услуг или какая-то другая деятельность, означающая денежное поступление с точки зрения организации, формирующей Уведомление? (здесь появится название InterCompany-контрагента, если это доход - назовем колонку "Is InterCompany Db?");
7. Является ли данная строка расходом для Уведомления, иными словами – это покупка или получение услуг или какая-то другая деятельность, означающая денежное списание с точки зрения организации, формирующей Уведомление? (здесь появится название InterCompany-контрагента, если это доход - назовем колонку "Is InterCompany Cr?");
8. Признак "невключения" данной операции в Уведомление (можно наоборот – проставлять признак включения) (назовем колонку "Include in TP Notification (Y/N)?").

Заполнять формулы для новых колонок мы будем в обратном порядке. Пропустим только поле "Include in TP Notification (Y/N)?". Значение в него мы потом проставим вручную, когда получим данные в колонке по взаимозависимому контрагенту.

Формулы для указанных значений приведены также на скриншоте далее. Именно этот набор колонок и значений, а также именно эти формулы - не являются единственным решением, это лишь один из возможных вариантов.

Отфильтровав данные по колонке "Contragent" найдем в рамках контрагентов нужные нам строки, которые должны войти в Уведомление о контролируемых сделках. Опираясь на счета, и на описание операций, необходимо отметить в колонке "Include in TP Notification (Y/N)?" строки, которые мы включим в Уведомление. Это будут строки покупок вида Db 08/10/20/25/26/44/91 Cr 60/76 и продаж Cr 90/91 Db 62/76. Все операции по банку, взаимозачеты, зачеты авансов, переносы в рамках одного и того же счета, курсовые разницы, начисление НДС налогового агента и т.п. - не включаем в Уведомление.

В качестве описания предлагается взять для покупок (расходов по Уведомлению) Субконто 1 по дебету и Субконто 2 по дебету через слэш, а для продаж (доходов по Уведомлению) - Субконто 3 по кредиту если он есть, или Субконто 2 по кредиту, если нет Субконто 3 по кредиту. Покупка это или продажа мы определяем по колонкам "Is InterCompany Db?" и "Is InterCompany Cr?".

Мы получили нужный состав транзакционных данных для Уведомления - осталось его только правильно трансформировать в само Уведомление с помощью нашего Excel-шаблона для выгрузки Уведомления о контролируемых сделках в формат XML.

Копируем отобранные фильтром по колонке "Include in TP Notification (Y/N)?" строки со всеми колонками в наш Excel-шаблон для выгрузки Уведомления о контролируемых сделках в формат XML справа от основной формы.

Собираем Список контрагентов на отдельном листе, добавляем недостающие значения, чтобы там была вся информация для Уведомления, включая виды сделок по контрагентам. В качестве кода связки данных между транзакционными данными и данными из этого справочника теперь будем брать "Transaction Code", который представляет собой комбинацию значений: контрагент, знак сделки (покупка или продажа), тип 1-товар/2-услуга/3-прочее для Уведомления и дополнительный признак для разделения по сделкам. Фактически с листа контрагентов по этим кодам "Transaction Code" мы и получим разделение наших операций на отдельные сделки для Уведомления.

Также на отдельном листе собираем список товаров/услуг, за основу взяв ранее созданный справочник в Excel-файле из 1С, и указываем для записей нужные коды ТНВЭД-ОКПД2 и ОКВЭД2.

Здесь также важна сортировка по полю "Transaction Code" для контрагентов и "Наименование" для товаров/услуг.

На листе с контрагентами справа мы также добавили формулу итогов по соответствующему контрагенту/сделке. Итог собирается по реальным заполненным данным с листа "Уведомление". Это позволяет быстро и наглядно проверить реально пришедшие в Уведомление итоги как по контрагентам, так и по типам сделок.

На основном листе с транзакционными данными сортируем значения так, как мы хотели бы их видеть в Уведомлении. Обычно сначала это "Transaction Code" (в который входит контрагент, знак сделки (покупка или продажа), тип 1-товар/2-услуга/3-другое, дополнительный признак для разделения по сделкам), затем Дата, затем Номер документа, затем Описание товара/услуги для Уведомления.

В транзакционных данных по Уведомлению могут оказаться также отрицательные суммы – их необходимо отнести на существующие операции, уменьшив в них суммы или оформить как отдельные группы сделок, если они не относятся к операциям текущего периода.

Важно также отметить про НДС. Все суммы в Уведомлении должны быть без НДС. Но в операции реализации Cr 90/91 Db 62/76 в сумме операции 1С включен НДС. Однако в 1С есть еще поле с суммой "Сумма НУ Кт", которая для реализации с НДС содержит сумму без НДС. Для покупки в этом поле также содержится правильная для нас сумма. Поэтому именно эти значения и необходимо в дальнейшем подвязать в Уведомление.

На скриншотах далее ниже блоков с заполненными данными приведены ориентировочные формулы для автоматического заполнения Разделов 1А, 1Б и 2 в самой форме Уведомления на основе наших подготовленных транзакционных данных - естественно, они протягиваются вниз на всё Уведомление.

В принципе - все данные для Уведомления мы подготовили. Визуально проверим заполненное Уведомление.

Также выполним проверку данных через Excel-шаблон. В Excel-шаблоне Уведомления нажмем кнопку "Проверить лист Уведомление" и исправим ошибки, если они возникли. По этой же кнопке проверятся или заполнятся итоги по сделкам в Разделе 1А.

Правильно заполним титульный лист Уведомления, проверив все данные по налогоплательщику, дату и период отчета, коды налоговых органов и т.п., путь для выгрузки файла XML.

Выгрузим наше Уведомление в формат XML.

Готово! Сформированное Уведомление о контролируемых сделках уже можно отправлять в налоговую службу через оператора ТКС.

Естественно в ходе работ мы с Заказчиком проверили полученные итоги по Уведомлению, согласовали некоторые параметры заполнения готового Уведомления.