Описание

В каждой компании процесс закупок свой:

• где-то ведутся и одобряются заявки на закупки с общим бюджетом закупки, к которым потом добавляются закрывающие документы и формируются отдельные платежи;
• где-то закупки ведутся от договоров;
• где-то одобряются только отдельные счета на оплату без отслеживания инициирующих оплату документов;
• где-то нужны специальные формы отчетов;
• где-то нужна передача одобренных заявок на закупку в другую систему и т.п.

По причине многообразия вариантов процессов, да и сущностей, с которыми работает процесс, специализированные системы зачастую не могут качественно и эффективно покрыть все эти требования. И компаниям при внедрении систем приходится не оптимизировать и улучшать свои процессы, а буквально "обеднять" их, пытаясь втиснуть в рамки специализированных систем. А бизнес-процессы во многих случаях являются ценностью и даже конкурентным преимуществом конкретных компаний, ведь именно они, как особенности хозяйственной деятельности, и привели компанию к текущей успешной ситуации.

Со своей стороны мы не предлагаем вам какую-то готовую систему, мы предлагаем вам настроить ваш процесс закупок (и не только закупок) в виде Web-решения, работающего через Интернет, на базе нашей современной платформы для Web-решений, собирая нужную вам функциональность блоками (сущности-таблицы, блоки полей, варианты действий, уведомления и т.п.). Мы сможем подготовить прототип подобного Web-решения для вас с учетом вашей специфики.

Настроенный процесс

В этом демо-варианте сейчас реализован следующий процесс ввода и одобрения заявок на закупки:

• Инициатор закупки (пользователи "requestor1" и "requestor2") в любой момент может создать свою заявку на закупку, заполнив необходимые для заявки поля.
• Созданная заявка на закупку с защитой от изменения значений передаётся руководителю сотрудника (пользователи "manager1" (руководитель сотрудника "requestor1") и "manager2" (руководитель сотрудника "requestor2")). Предполагается, что руководитель соответствующего отдела и является владельцем бюджета. Руководитель может утвердить/одобрить заявку, а может вернуть её инициатору на доработку-уточнение, написать отказ по заявке.
• Если руководитель утверждает заявку, то заявка передается отделу закупок, её видят все сотрудники отдела закупок (в примере это пользователь "purchasing"). Отдел закупок также может вернуть заявку на доработку, написать отказ или утвердить/одобрить заявку. В случае утверждения заявки отделом закупок предполагается, что они принимают её в работу.
• Возможен возврат заявки инициатору как от руководителя, так и от отдела закупок - в этом случае предполагается, что инициатор внесёт необходимые изменения в заявку на закупку, после чего передаст её на повторное утверждение/одобрение.

Соответствующие заявки, разумеется, видны только тем сотрудникам, кто участвует в создании/утверждении/одобрении конкретной заявки. Так, например, "requestor1" и "manager1" не видят заявки от другого отдела (от "requestor2", одобряемые "manager2"), и обратное также верно.

В рамках одной инсталляции системы можно одновременно реализовать несколько бизнес-процессов с различными сущностями и действиями. Разумеется, в каждом процессе будут принимать участие только те специалисты, которым по роли это разрешено.

Сотрудник, участвующий в процессе по конкретной заявке на закупку, в любой момент может оставить комментарий в отношении данной заявки в ленту комментариев.

Все перемещения заявки по процессу фиксируются и доступны при просмотре заявки в виде ленты действий.

В системе и по электронной почте приходят уведомления участвующим в процессе о том, что заявка поступила к ним на утверждение/одобрение. Автору-инициатору приходят уведомления о любом изменении состояния его заявки.

Каждая заявка в списке заявок имеет цветной индикатор статуса, который показывает как процент завершения процесса (по длине зеленых индикаторов), так и возвраты к инициатору на корректировки (красный индикатор).

Система имеет адаптивный интерфейс, она гармонично выглядит и может использоваться как через экран компьютера, так и через экраны планшетов и смартфонов.

Средства реализации

Собственная Web-платформа на базе свободного программного обеспечения.

Технологии - python, html5, css3, JQuery, AJAX.

Внешний вид и работа с системой

Вход в систему осуществляется вводом логина и пароля, но в зависимости от ситуации возможны и другие варианты авторизации в системе:

Заявитель при входе видит свой список заявок на закупки. На экране также имеется фильтр быстрого перехода по состояниям заявок на закупки ("Все активные запросы", "Только мои запросы", "Только запросы, ожидающие моих действий", "Завершенные запросы"):

При клике на заявку на закупку под таблицей со списком заявок доступен просмотр выбранной заявки на закупку:

Действия с заявками на закупку доступны по кнопкам "Редактировать", "Передать запрос на другую стадию" при выборе одной из заявок на закупку:

Блок вверху "Уведомления", а также блоки просмотра внизу "Комментарии", "Процесс", "Файлы" могут быть как в открытом, так и в закрытом состоянии для экономии места. Выбранный режим просмотра пользователем запоминается.

Завершенные заявки на закупку видны с серым индикатором завершения в режиме просмотра "Завершенные запросы":

Редактирование заявки на закупку возможно в тех рамках, которые разрешены текущим состоянием заявки.

Для примера здесь поля не редактируются, если заявка на закупку отправлена на утверждение руководителю:

Создание новой записи доступно у сотрудников с правами инициатора заявок через пункт меню "Создать запрос":

Руководитель отдела видит заявки на закупки от своих сотрудников-инициаторов в блоке "Только запросы, ожидающие моих действий". В нашем случае, поскольку руководитель отдела не создаёт свои заявки на закупку и нет никаких утвержденных руководителем заявок, которые бы не были бы завершены по процессу, тот же список заявок к утверждению он увидит и в блоке "Все активные запросы":

Завершенные заявки на закупку у руководителя отдела также видны с серым индикатором завершения:

Выполнить утверждение или отклонение (возврат) заявки на закупку можно по клику на соответствующее уведомление или через список заявок, выбрав нужную заявку на закупку и нажав кнопку "Передать запрос на другую стадию":

Сотрудник отдела закупок видит заявки на закупки, утвержденные руководителями, от всех сотрудников в блоке "Только запросы, ожидающие моих действий". В нашем случае, поскольку сотрудник отдела закупок не создаёт свои заявки на закупку и нет никаких утвержденных закупками заявок, которые бы не были бы завершены по процессу, тот же список заявок к утверждению он увидит и в блоке "Все активные запросы":

Завершенные завяки на закупку у сотрудников отдела закупок также видны с серым индикатором завершения:

Аналогично руководителям отделов, сотрудники отдела закупок могут выполнить утверждение или отклонение (возврат) заявки на закупку по клику на соответствующее уведомление или через список заявок, выбрав нужную заявку на закупку и нажав кнопку "Передать запрос на другую стадию":