Отрасль бизнеса: - Любая -
Подразделение: Финансы, бухгалтерия, аудит, Закупки, снабжение
ERP-система: - Любая -

Посмотрите информацию про демо-версию Web-решения для процесса ввода и одобрения заявок на закупки и получите онлайн-доступ в демо-версию этого Web-решения по нажатию кнопки.

Web-решение для ведения данных и организации бизнес-процессов онлайн, список запросов заявителя
  • Web-решение для ведения данных и организации бизнес-процессов онлайн, список запросов заявителя
  • Web-решение для ведения данных и организации бизнес-процессов онлайн, детализация выбранной записи ниже основной таблицы 1
  • Web-решение для ведения данных и организации бизнес-процессов онлайн, детализация выбранной записи ниже основной таблицы 2
  • Web-решение для ведения данных и организации бизнес-процессов онлайн, детализация с комментариями к запросу
  • Web-решение для ведения данных и организации бизнес-процессов онлайн, завершенные по процессу запросы заявителя
  • Web-решение для ведения данных и организации бизнес-процессов онлайн, редактирование запросов и прикладывание файлов
  • Web-решение для ведения данных и организации бизнес-процессов онлайн, ввод нового запроса завяителем 1
  • Web-решение для ведения данных и организации бизнес-процессов онлайн, ввод нового запроса завяителем 2
  • Web-решение для ведения данных и организации бизнес-процессов онлайн, список запросов от заявителей у одобряющего руководителя
  • Web-решение для ведения данных и организации бизнес-процессов онлайн, утверждение или отклонение запросов заявителей руководителем
  • Web-решение для ведения данных и организации бизнес-процессов онлайн, утверждение или отклонение запросов заявителей руководителем, с комментариями

Описание

Обратите внимание, что демо-версия - это просто вариант примера, демонстрирующий некоторые наши возможности по реализации. Совсем необязательно, что в вашей компании существует такой или подобный процесс. Все ваши индивидуальные требования могут быть учтены в таком Web-решении.

Понятно, что в каждой компании процесс закупок свой: где-то ведутся и одобряются заявки на закупки с общим бюджетом закупки, к которым потом добавляются закрывающие документы и формируются отдельные платежи; где-то закупки ведутся от договоров; где-то одобряются только отдельные счета на оплату без отслеживания инициирующих оплату документов; где-то нужен импорт поставщиков из внешних источников; где-то нужны специальные формы отчетов; где-то нужна передача одобренных заявок на закупку в другую систему; где-то требуется отследить вложенные документы; где-то требуется мониторить время выполнения задач сотрудниками; где-то по причине небольших размеров компаний всё это неприменимо и т.п.

По причине многообразия вариантов процессов, да и сущностей, с которыми работает процесс, специализированные системы зачастую не могут качественно и эффективно покрыть все эти требования. Зачастую компаниям при внедрении систем приходится не оптимизировать и улучшать свои процессы, а буквально "обеднять" их, пытаясь втиснуть в рамки специализированных систем. А бизнес-процессы во многих случаях являются ценностью и даже конкурентным преимуществом конкретных компаний, ведь именно они, как особенности хозяйственной деятельности, и привели компанию к текущей успешной ситуации.

Со своей стороны мы не предлагаем вам какую-то готовую систему, мы предлагаем вам настроить ваш процесс закупок (и не только закупок) в виде Web-решения, работающего через Интернет, на базе нашей современной платформы для Web-решений, собирая нужную вам функциональность блоками (сущности-таблицы, блоки полей, варианты действий, уведомления и т.п.). Выходите с нами на связь - мы сможем подготовить прототип подобного Web-решения для вас с учетом вашей специфики.

Пользователи системы

Для примера в системе сейчас настроены 5 демо-пользователей, каждый из которых выполняет свои действия на разных этапах жизненного цикла заявки на закупку и видят заявки на закупку с учетом принадлежности к своим отделам:

  • requestor1 – заявитель отдела AD;
  • manager1 – руководитель отдела AD;
  • requestor2 – заявитель отдела CRD;
  • manager2 – руководитель отдела CRD;
  • purchasing – сотрудник отдела закупок.

Настроенный процесс

В этом демо-варианте сейчас реализован следующий процесс ввода и одобрения заявок на закупки:

  • Инициатор закупки (пользователи "requestor1" и "requestor2") в любой момент может создать свою заявку на закупку, заполнив необходимые для заявки поля.
  • Созданная заявка на закупку с защитой от изменения значений передаётся руководителю сотрудника (пользователи "manager1" (руководитель сотрудника "requestor1") и "manager2" (руководитель сотрудника "requestor2")). Предполагается, что руководитель соответствующего отдела и является владельцем бюджета. Руководитель может утвердить/одобрить заявку, а может вернуть её инициатору на доработку-уточнение, написать отказ по заявке.
  • Если руководитель утверждает заявку, то заявка передается отделу закупок, её видят все сотрудники отдела закупок (в примере это пользователь "purchasing"). Отдел закупок также может вернуть заявку на доработку, написать отказ или утвердить/одобрить заявку. В случае утверждения заявки отделом закупок предполагается, что они принимают её в работу.
  • Возможен возврат заявки инициатору как от руководителя, так и от отдела закупок - в этом случае предполагается, что инициатор внесёт необходимые изменения в заявку на закупку, после чего передаст её на повторное утверждение/одобрение.

Соответствующие заявки, разумеется, видны только тем сотрудникам, кто участвует в создании/утверждении/одобрении конкретной заявки. Так, например, "requestor1" и "manager1" не видят заявки от другого отдела (от "requestor2", одобряемые "manager2"), и обратное также верно.

В рамках одной инсталляции системы можно одновременно реализовать несколько бизнес-процессов с различными сущностями и действиями. Разумеется, в каждом процессе будут принимать участие только те специалисты, которым по роли это разрешено.

Сотрудник, участвующий в процессе по конкретной заявке на закупку, в любой момент может оставить комментарий в отношении данной заявки в ленту комментариев.

Все перемещения заявки по процессу фиксируются и доступны при просмотре заявки в виде ленты действий.

В системе и по электронной почте приходят уведомления участвующим в процессе о том, что заявка поступила к ним на утверждение/одобрение. Автору-инициатору приходят уведомления о любом изменении состояния его заявки.

Каждая заявка в списке заявок имеет цветной индикатор статуса, который показывает как процент завершения процесса (по длине зеленых индикаторов), так и возвраты к инициатору на корректировки (красный индикатор).

Система имеет адаптивный интерфейс, она гармонично выглядит и может использоваться как через экран компьютера, так и через экраны планшетов и смартфонов.

Возможности кастомизации

  • Полностью ваши сущности, ваши термины, ваши поля в запросах-заявках;
  • Ваша цветовая гамма, название, логотип и другие изменения различных элементов интерфейса;
  • Полностью ваш процесс утверждения/одобрения, согласования, жизненного цикла заявки на закупку;
  • Полностью ваши роли, отделы и пользователи;
  • В системе могут быть настроены регулярные процедуры получения данных из внешних источников;
  • В системе могут быть настроены выгрузки необходимых данных в нужных вам форматах;
  • Полностью ваши отчетные формы.

Применимость для других задач

Решение подходит и для других предметных областей, в частности оно идеально подходит и просто настраивается для задач, подразумевающих ввод запроса-документа на что-либо (или какого-либо подобного документа), а затем движение введенного запроса-документа по этапам бизнес-процесса. На всех этапах с запросом-документом работают отдельные роли пользователей (специалист, менеджер, начальник подразделения, юрист, бухгалтер, маркетолог и т.п.). Состав полей запроса-документа, этапы бизнес-процесса, возможные действия на этапах бизнес-процесса, роли пользователей являются настраиваемыми в системе.

В общем случае это могут быть задачи оформления, одобрения и перехода по жизненным циклам различных запросов и документов, например:

  • Ввод и одобрение счетов на оплату,
  • Ввод и одобрение запросов на проведение акций, запросов на мероприятия, запросов на выдачу денежных средств, запросов на получение бонусов, запросов на благотворительность и т.п.,
  • Регистрация договоров и процесс их согласования,
  • Согласование нового поставщика,
  • Ввод и одобрение заявок на отпуска, на отгулы,
  • Движение по жизненному циклу заказов на продажи – аналог CRM-систем,
  • Оформление заявок в техническую поддержку и отслеживание их выполнения,
  • Ведение и одобрение приказов на командировку, авансовых отчетов,
  • Регистрация входящих документов
  • и многое другое.

Средства реализации

Собственная Web-платформа на базе свободного программного обеспечения.

Технологии - python, html5, css3, JQuery, AJAX.

Справочники в системе

Сейчас в системе настроены следующие справочники (значения, выбираемые из списков):

  • Центр затрат (подставляется автоматически, на основе отдела сотрудника-инициатора);
  • Федеральный округ;
  • Планируемый поставщик;
  • Товар или Услуга;
  • Единицы измерения количества (штуки, упаковки, другое и т.п.)

Отчеты

Реестр заявок на закупку с выгрузкой в формат .csv, запускаемый от пользователя с административными правами

Внешний вид и работа с системой

Вход в систему осуществляется вводом логина и пароля, но в зависимости от ситуации возможны и другие варианты авторизации в системе:

Список заявок на закупку у заявителя в Web-решении для процесса ввода и одобрения заявок на закупки

Заявитель при входе видит свой список заявок на закупки. На экране также имеется фильтр быстрого перехода по состояниям заявок на закупки ("Все активные запросы", "Только мои запросы", "Только запросы, ожидающие моих действий", "Завершенные запросы"):

Список заявок на закупку у заявителя в Web-решении для процесса ввода и одобрения заявок на закупки

При клике на заявку на закупку под таблицей со списком заявок доступен просмотр выбранной заявки на закупку:

Список заявок на закупку у заявителя в Web-решении для процесса ввода и одобрения заявок на закупки 1

Список заявок на закупку у заявителя в Web-решении для процесса ввода и одобрения заявок на закупки 2

Действия с заявками на закупку доступны по кнопкам "Редактировать", "Передать запрос на другую стадию" при выборе одной из заявок на закупку:

Список заявок на закупку у заявителя в Web-решении для процесса ввода и одобрения заявок на закупки 3

Блок вверху "Уведомления", а также блоки просмотра внизу "Комментарии", "Процесс", "Файлы" могут быть как в открытом, так и в закрытом состоянии для экономии места. Выбранный режим просмотра пользователем запоминается.

Список заявок на закупку у заявителя в Web-решении для процесса ввода и одобрения заявок на закупки

Завершенные заявки на закупку видны с серым индикатором завершения в режиме просмотра "Завершенные запросы":

Список заявок на закупку у заявителя в Web-решении для процесса ввода и одобрения заявок на закупки

Система является рабочей и с мобильного экрана. Далее, например, показаны мобильные экраны режима выбора записей:

Мобильный экран просмотра списка заявок в Web-решении для процесса ввода и одобрения заявок на закупки 1

Мобильный экран просмотра списка заявок в Web-решении для процесса ввода и одобрения заявок на закупки 2

Редактирование заявки на закупку возможно в тех рамках, которые разрешены текущим состоянием заявки.

Для примера здесь поля не редактируются, если заявка на закупку отправлена на утверждение руководителю:

Изменение заявки на закупку у заявителя в Web-решении для процесса ввода и одобрения заявок на закупки

Создание новой записи доступно у сотрудников с правами инициатора заявок через пункт меню "Создать запрос":

Создание новой заявки на закупку в Web-решении для процесса ввода и одобрения заявок на закупки

Создание новой заявки на закупку в Web-решении для процесса ввода и одобрения заявок на закупки

Далее также показан мобильный экран режима создания новой записи:

Мобильный экран создания новой заявки на закупку в Web-решении для процесса ввода и одобрения заявок на закупки

Руководитель отдела видит заявки на закупки от своих сотрудников-инициаторов в блоке "Только запросы, ожидающие моих действий". В нашем случае, поскольку руководитель отдела не создаёт свои заявки на закупку и нет никаких утвержденных руководителем заявок, которые бы не были бы завершены по процессу, тот же список заявок к утверждению он увидит и в блоке "Все активные запросы":

Просмотр заявок на закупку от сотрудников-инициаторов руководителем отдела в Web-решении для процесса ввода и одобрения заявок на закупки

Завершенные заявки на закупку у руководителя отдела также видны с серым индикатором завершения:

Завершенные завяки на закупку у руководителей отделов в Web-решении для процесса ввода и одобрения заявок на закупки

Выполнить утверждение или отклонение (возврат) заявки на закупку можно по клику на соответствующее уведомление или через список заявок, выбрав нужную заявку на закупку и нажав кнопку "Передать запрос на другую стадию":

Утверждение заявок на закупку руководителем отдела в Web-решении для процесса ввода и одобрения заявок на закупки

Утверждение заявок на закупку с комментариями руководителем отдела в Web-решении для процесса ввода и одобрения заявок на закупки

Сотрудник отдела закупок видит заявки на закупки, утвержденные руководителями, от всех сотрудников в блоке "Только запросы, ожидающие моих действий". В нашем случае, поскольку сотрудник отдела закупок не создаёт свои заявки на закупку и нет никаких утвержденных закупками заявок, которые бы не были бы завершены по процессу, тот же список заявок к утверждению он увидит и в блоке "Все активные запросы":

Мобильный экран создания новой заявки на закупку в Web-решении для процесса ввода и одобрения заявок на закупки

Завершенные завяки на закупку у сотрудников отдела закупок также видны с серым индикатором завершения:

Завершенные завяки на закупку у сотрудников отдела закупок в Web-решении для процесса ввода и одобрения заявок на закупки

Аналогично руководителям отделов, сотрудники отдела закупок могут выполнить утверждение или отклонение (возврат) заявки на закупку по клику на соответствующее уведомление или через список заявок, выбрав нужную заявку на закупку и нажав кнопку "Передать запрос на другую стадию":

Утверждение заявок на закупку сотрудником отдела закупок в Web-решении для процесса ввода и одобрения заявок на закупки

Развернуть