Задача преобразования Книг для Декларации по НДС (а также других данных и отчетов) из внутреннего формата различных ERP-систем в форматы XML является для нас достаточно типовой. В таких случаях мы добавляем в наши готовые Excel-шаблоны для выгрузки в форматы XML логику загрузки данных из тех форматов, которые есть у Заказчика.
В данном кейсе речь пойдёт про конвертацию в XML Книг покупок и продаж для Налоговой декларации по НДС из форматов ERP-системы Заказчика.
Предыстория и задачи проекта
Проблемой у Заказчика-крупной дистрибьюторской компании было то, что своя ERP-система не позволяла формировать выгрузку Книги покупок и Книги продаж для Декларации по НДС в регламентированном электронном формате. Существующие данные для Книг из ERP-системы нужно было как-то дополнительно конвертировать в формат XML.
Поскольку ранее компания-Заказчик имела положительный опыт сотрудничества с нами, и в нашем ассортименте широко представлены Excel-шаблоны для выгрузки данных в XML, компания обратилась с этой задачей к нам.
Экономическая эффективность и результаты выполненного проекта
Заказчик получил решение задачи конвертации данных из формата своей ERP-системы в законодательно установленный формат XML для Декларации по НДС.
В ходе конвертации также выполняется автоматизированная дообработка исходных данных до состояния корректных Книг покупок и продаж. Кроме того, сами Excel-шаблоны для выгрузки в XML осуществляют проверку собираемых данных для Книг, в том числе выполняя проверку контрагентов по ИНН и КПП.
Настроенное Excel-решение является гибко настраиваемым и применимым как в случае модификации исходных форматов данных Заказчика, так и при законодательном изменении форматов XML. Качественный результат проекта подкреплен годовой гарантией по выполненному проекту и расширенным сроком тестирования настроенного решения.
Экономический эффект для Заказчика от внедрения решения обуславливается:
- существенной экономией трудозатрат своих сотрудников;
- отсутствием необходимости приобретения/внедрения/разработки специальной функциональности ERP-системы для преобразования данных Книг в XML-форматы;
- минимизацией ошибок при сдаче отчетности по НДС.
Ручное выполнение задачи формирования XML-файлов для Книг (Приложений к Налоговой декларации по НДС) заведомо экономически нецелесообразно. Сравним вариант решения этой задачи после данного проекта и вариант решения этой задачи путём ручного копирования в Excel, обработки полученных данных в Excel и последующей конвертации в XML с помощью какого-либо инструмента.
Абсолютный экономический эффект от проекта вычислим как разность между затратами на решение задачи без этого проекта (пусть для примера это будет работа 2-х сотрудников в течение 2-х недель для сбора такой отчетности раз в квартал - оценим её ориентировочно в 80 тыс руб, включая налоги по зарплате) и затратами на решение задачи после этого проекта (теперь это будет работа 2-х сотрудников в течение 2-х дней для сбора такой отчетности раз в квартал - получим соответственно 16 тыс руб, включая налоги по зарплате) + разовыми затратами на этот проект (стоимость проекта 67,5 тыс руб без НДС). Абсолютный экономический эффект от проекта для обозначенных условий даже на сроке в один год будет составлять 188,5 тыс руб = (80 тыс руб до внедрения x 4 квартала) - (16 тыс руб после внедрения x 4 квартала) - 67,5 тыс руб проект. Поскольку результат проекта может быть применен значительно на больший срок, чем один год, а стоимость проекта является разовым вложением, то окупаемость проекта на практике оказывается еще более существенной. Но конкретные цифры будут зависеть от соответствующих затрат Заказчика.
При этом ежеквартальный абсолютный экономический эффект при работе с решением, например, в течение 2-х лет для обозначенных условий составит 55,5 тыс руб = (80 тыс руб до внедрения - 16 тыс руб после внедрения) - (67,5 тыс руб проект/8 кварталов).
Коэффициент экономической эффективности, если его считать как отношение результата (т.е. абсолютного экономического эффекта) к затратам на проект, также в зависимости от соответствующих затрат Заказчика и срока использования решения составит не менее 100%.
Средства реализации
MS Excel, наши Excel-шаблоны для выгрузки Книги покупок и Книги продаж в форматы XML для Налоговой декларации по НДС
Детали и шаги реализации
Рассмотрим подробнее - как и что мы реализовали в ходе проекта.
Исходными данными для Книг были Excel-таблицы с информацией о покупках и продажах из ERP-системы Заказчика. Данные таблицы получаются запросами к базе данных ERP-системы.
Здесь и далее приводятся 2 скриншота: один - для Книги покупок, второй - для Книги продаж.
Для загрузки полученных таким образом данных в наши Excel-шаблоны для Книги покупок и Книги продаж (которые осуществляют выгрузку в формат XML) мы разработали мэппинги специальной структуры и, соответственно, программную обработку такой структуры мэппингов. Структура позволяет обращаться к исходным данным по именам полей, выполнять вычисления-расчеты для сумм, применять условия включения данных в Книги, использовать условия вида "если ... то" по конкретным полям Книг.
В ходе проекта выяснилось, что разделение операций между Книгой покупок и Книгой продаж в ERP-системе не совсем соответствует правилам российского учета. В частности, возвраты и корректировки продаж в выборке из ERP-системы отражались в блоке для Книги продаж, но с отрицательными знаками, в то время как по российским правилам такие операции должны бы попадать в Книгу покупок. Аналогичная ситуация и с корректировками покупок, которые в выборке из ERP-системы отражались в блоке для Книги покупок, а по российским правилам должны бы попадать в Книгу продаж.
Для решения этой "сложности" мы настроили импорт двух файлов в каждой Книге: и исходных покупок, и исходных продаж. Причём каждая Книга брала только свою часть данных по определенным условиям, фактически разбирая 2 предоставленных файла-источника. Excel-шаблон выгрузки в XML Книги покупок брал только свои операции из двух файлов и собирал данные так: все операции из исходной переданной Книги покупок, кроме операций с отрицательными знаками, и операции с отрицательными знаками из исходной переданной Книги продаж с "переворачиванием" знака. Аналогично Excel-шаблон выгрузки в XML Книги продаж брал только свои операции из двух файлов и собирал данные так: все операции из исходной переданной Книги продаж, кроме операций с отрицательными знаками, и операции с отрицательными знаками из исходной переданной Книги покупок с "переворачиванием" знака. Таким образом, пересечение операций в готовых Книгах оказывалось невозможным.
Рассмотрим теперь работу пользователей с решением.
Запуск импорта мы вынесли на отдельные листы в Excel-шаблонах. В принципе, мы часто добавляем кнопки запуска импорта и на основные листы своих Excel-шаблонов для XML. Но здесь мы сделали запуск импорта на отдельном листе, чтобы наглядно были видны оба файла для импорта и чтобы случайно не нажать кнопку нового импорта, работая уже с финальной Книгой.
Импортированные данные появляются на основном листе Книги.
При импорте выполняется группировка строк с одинаковыми параметрами (в исходных данных счет-фактура может быть записана несколькими строками, а в Книги всё равно придёт консолидированная по суммам строка).
Справа для удобства анализа и проверки информации мы можем увидеть идентификаторы из ERP-системы для конкретной операции и конкретной строки.
Визуально и автоматизировано (нажимая кнопку "Проверка заполнения, проверка контрагентов по ИНН/КПП") желательно проверить полученные данные, посмотреть ошибки после автоматизированной проверки.
Для формирования XML-файла проверяем параметры выгрузки и нажимаем кнопку "Выгрузить XML-файл".
Получаем готовые XML-файлы Сведений из Книги покупок (Приложение 8 к Налоговой декларации по НДС) и Сведений из Книги продаж (Приложение 9 к Налоговой декларации по НДС), сформированные по данным нашей ERP-системы.
Сложности и решения
Некоторой сложностью в ходе проекта была необходимость "читать" в каждый Excel-шаблон для выгрузки в XML 2 файла - и исходную Книгу покупок и исходную Книгу продаж. Мы учли указанную "сложность" и обеспечили 2 мэппинга данных в каждым Excel-шаблоне - для получения данных из блока покупок и для получения данных из блока продаж.
Итог проекта
В результате нашей работы Заказчик получил качественно настроенные Excel-шаблоны Книги покупок и Книги продаж с конвертацией своих данных в форматы XML для Налоговой декларации по НДС. Excel-шаблоны фактически используются как промежуточное звено, когда нет возможности получить данные в регламентированном формате напрямую из ERP-системы.
Реализованное решение также имеет немало дополнительных удобств, например:
- В основе решения - обновляемые и поддерживаемые готовые Excel-шаблоны для выгрузки Книги покупок и Книги продаж в форматы XML Приложений Налоговой декларации по НДС;
- Автоматизированная дообработка исходных данных до состояния корректных Книг покупок и продаж;
- Проверка собираемых данных для Книг, в том числе проверка контрагентов по ИНН и КПП;
- Мэппинг для импорта данных по названиям колонок, а следовательно - возможность быстрой корректировки мэппингов для исходных данных и нечувствительность решения к порядку колонок при импорте данных;
- Мэппинг для импорта данных с поддержкой формул, а следовательно - возможность быстрой корректировки мэппингов для исходных данных и возможность любых преобразований данных;
- Наличие дополнительных данных справа от основных форм Книг для дополнительной идентификации операций в ERP-системе.
Стоимость проекта
Стоимость проекта для Заказчика составила 81'000 руб. включая НДС 20% (с учетом стоимости готовых Excel-шаблонов Книги покупок и Книги продаж для выгрузки в формат XML для Декларации по НДС)
Примечание
В целях конфиденциальности все упоминания о компании-Заказчике и все исходные данные на скриншотах изменены.
